Налоговая служба разрабатывает стандартный формат электронного договора. Специально для журнала «Расчет» Наталья Лещинец, директор по ИТ и продуктам Docrobot, SaaS-провайдер ЭДО в ритейле и логистике, рассказала, для чего ФНС создает такой формат документа и какие выгоды от его внедрения получат компании.

Как сейчас

Сейчас компании создают и используют неформализованные договоры, например, в pdf-формате. Если между контрагентами заключено допсоглашение, такие документы считаются юридически значимыми. Однако работа с ними не автоматизирована: сотрудники вручную заносят данные в учетные системы.

Чтобы стандартизировать договоры, нужно вмешательство со стороны государства. Только оно может утвердить единый формат документа и обязать его использовать. Эта мера упростит взаимодействие не только с контрагентами, но и с госорганами: формализованный документ примут налоговые и суды.

Зачем нужен стандартный формат электронного договора

Ответ на вопрос, почему ФНС разрабатывает стандартный формат электронного документа, звучит просто: государство, взяв курс на цифровизацию, стремиться помочь бизнесу ускорить процесс перехода. 

Расширение областей, в которых используется электронный документооборот, ускоряет и автоматизирует взаимодействие между компаниями. Ожидается, что утверждение формата стандартного договора как одного из самых популярных видов документов станет еще одним шагом в сторону автоматизации цифровых процессов. 

Унифицированный договор исключит риск заключения сделок, ущемляющих интересы сторон. Компании смогут сократить время на проверку и согласование документов, освободить ресурсы бухгалтеров и юристов, занятых изучением текста контрактов, разработанных потенциальным деловым партнером. Примечательно, что новый документ сохранит гибкость, в унифицированную форму документа можно будет вносить правки, чтобы работать с контрагентом на индивидуальных условиях. 

Бизнес-выгода

Компаниям важно контролировать стадии формирования, отправки и подписания договоров. Чем оперативнее стороны обмениваются документами, тем быстрее они получают оплату. В ситуациях, когда подписание договора занимает лишние 2–3 недели, бизнес теряет деньги. Использование стандартной цифровой формы очевидно поможет предприятиям сократить период заключения контракта и быстрее начать сотрудничество.

Еще один фактор — прозрачность отношений. Структурированные договоры минимизируют риски: с ними проще выявлять ошибки и неточности со стороны контрагентов. Кроме этого, структурированный документ содержит набор данных, поэтому его легко интегрировать с учетной системой компании.  Это открывает дополнительные возможности для автоматизации: например, с помощью маршрутов согласования договор можно отправить на подписание нужному сотруднику. Что опять же сокращает трудозатраты со стороны бизнеса и освобождает дополнительные ресурсы.

Ожидается, что бизнес, который заинтересован в устойчивом развитии цифровых технологии и внедрении ЭДО, поддержит инициативу государства. Перевод документов в электронный формат позволит таким компаниям снизить затраты на документооборот, сократить трудозатраты и оптимизировать бизнес-процессы. 

Если говорить о сферах бизнеса, которые раньше других перейдут на новый стандартный формат электронного документа, то в приоритете окажутся секторы, которые государство регулирует внимательнее, к таким можно отнести предприятия, которые работают в банковской, строительной, фармацевтической, страховой, продуктовой сферах, а также ритейл.

Источник: https://www.buhgalteria.ru/article/komu-budet-polezen-standartnyy-format-elektronnogo-dogovora