C 1 июля 2021 года вступает в силу новый порядок обмена счетами-фактурами, а также квитанциями УПД и УКД. Новый регламент был утвержден Минфином в приказе от 05.02.2021 №14н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи». При этом старый приказ от 10 ноября 2015 перестанет действовать.

Что изменится?

• Обязательства операторов ЭДО. Новый приказ расширил обязательства операторов электронного документооборота. Теперь, если это зафиксировано в договоре, они должны проверять электронные документы и подписи, которые проходят через их систему ЭДО. Если оператор найдет ошибку в документе, он обязан направить поставщику или покупателю уведомление о несоответствии.
• Шифрование электронных документов. Раньше шифрование электронных счетов-фактур, УПД и УКД никак не регламентировалось, они могли отправляться как в зашифрованном, так и в незашифрованном виде. Однако новый приказ наложил на этот процесс ряд ограничений. Теперь, например, шифрование УПД не допускается, если оператор ЭДО по условиям договора должен проверить документ, или если в документе содержатся номера партии товаров, которые подлежат системе прослеживаемости.
• Система прослеживаемости. Система прослеживаемости товаров – инициатива ФНС и Минфина, которая поможет государству следить за движением импортного товара на территории России. Если в счете-фактуре или УПД будут содержаться регистрационные номера партий товаров, подлежащих прослеживаемости, документ можно будет распространять только в электронном виде. Исключения – экспорт, товарооборот с физлицами и самозанятыми, в этих случаях документ может быть оформлен на бумаге.
• Работа в роуминге. Раньше работа с электронным документооборотом в роуминге законодательно не регламентировались, порядок был установлен членами ассоциации Разработчиков и Операторов Систем Электронных Услуг (РОСЭУ). Новый приказ закрепил государственный регламент работы в роуминге с ЭДО.
• Обмен электронными документами. Изменится порядок обмена счетами-фактурами, УПД и УКД: он станет проще. Теперь поставщик или торговая сеть не должны отправлять дополнительное извещение о получении квитанций, отправляемых оператором ЭДО. Например, квитанций, содержащих подтверждение даты отправки электронного документа.

Что делать участникам документооборота?

Тем, кто использует собственное решение для обмена электронными счетами-фактурами, УПД и УКД, в первую очередь, необходимо ознакомиться с приказом ФНС №14Н, и изучить все отличия между старой и новой схемой обмена квитанциями и форматами УПД. После этого нужно будет доработать учетную систему для того, чтобы она могла поддерживать новый порядок обмена электронными документами. Важно протестировать решение и убедиться, что учётная система действительно соответствует всем новым требованиям ФНС, в противном случае это может обернуться штрафами и дополнительными издержками для компании.

Что делать клиентам Docrobot?

В веб-версии платформы Docrobot все настройки будут выполнены автоматически, делать ничего не придется. В модуле интеграции с 1С для ЭДО, разработанном компанией Docrobot, в последнем релизе уже учтены все требования законодательства. Клиенты компании смогут работать с электронными документами по новой схеме обмена, утвержденной ФНС.

P.S. Изменения в работе с электронными подписями

Для обмена УПД контрагенты в обязательном порядке используют электронные подписи. С 1 июля меняются правила их оформления.

• Теперь выдачей ЭП для юрлиц и ИП займется ФНС, услуга станет бесплатной. Электронные подписи для юрлиц и ИП, полученные ранее в коммерческих удостоверяющих центрах, утратят свою силу с 1 января 2022 года.
• Сотрудники организаций и уполномоченные лица с 1 января 2022 будут использовать «электронную подпись физического лица». Получить такую подпись можно будет в удостоверяющих центрах, аккредитованных по новым правилам, а использовать ее нужно будет вместе с электронной доверенностью (доверенность в машиночитаемом виде).