ФНС планирует внедрить концепцию развития электронного документооборота (ЭДО) на транспорте и логистической отрасли. Предполагается, что полностью процесс завершится к 2024 году, и это поможет бизнесу и государству сократить затраты на бумагу, печать и доставку, ускорить обмен документами. 

Что изменится 

Концепция развития ЭДО затронет многие сферы, но особенно — транспортную. Переход на цифровой формат не станет неожиданностью: мероприятия по внедрению электронных транспортных накладных (ЭТрН) стартуют в 2022 году. Эксперты рекомендуют не ждать, пока цифровизация станет обязательной, а начать подготовку к ней уже сейчас. 

Ожидается, что уже в 2023 году законодатель обяжет заменить бумажные транспортные накладные электронными. 

Почему важно готовиться к транспортному ЭДО заранее 

По прошлому опыту мы знаем, что в преддверии законодательных инициатив перестраивать бизнес-процессы лучше заблаговременно, иначе придется делать это экстренно. 

Когда розницу обязали перейти на онлайн-кассы, многие компании не стали готовиться к изменениям. Новые правила вступили в силу, и подстраиваться под них пришлось быстро. При этом сроки поставки оборудования и цены на него выросли. Продавать без касс было нельзя, нарушителей штрафовали. Многим компаниям пришлось приостановить деятельность, они потеряли деньги.  Важно, чтобы в случае с обязательностью ЭТрН, ситуация не повторилась. 

Как готовиться к транспортному ЭДО

Приводим простой алгоритм, который поможет плавно внедрить электронный документооборот и работать без ошибок и штрафов. 

• Подключитесь к оператору ЭДО, если не сделали этого раньше ФНС приводит список компаний-операторов, организующих ЭДО. Обращаться нужно только к оператором из списка, это гарантирует соблюдение требований законодательства. 

• Расскажите сотрудникам о новых правилах и научите работать с КЭП Некоторые работники могут не знать, что формат работы скоро изменится. Предупредите их об изменениях заранее. Убедитесь, что сотрудники умеют подписывать документы сертификатом квалифицированной электронной подписи (КЭП) и отправлять их в системе ЭДО. 

• Установите нужные программы Для подписи документов на рабочем компьютере должна быть программа «КриптоПро». Если ведете учет в 1С, можно интегрировать ЭДО в интерфейс учетной системы. Здесь помогут специалисты компании-оператора. 

• Начните переводить транспортные документы в цифровой формат Это не только транспортная накладная, но и путевой лист, сопроводительная ведомость и заказ-наряд. Их форматы пока не утверждены, но находятся в разработке. Скорее всего, ФНС представит их до конца 2021 года. 

Какие еще сферы затронет обязательный ЭДО и как готовиться

Обязательный ЭДО коснется кадрового документооборота, бухгалтерии, строительной сферы. 

Как подготовиться к переходу на ЭДО

Чтобы плавно перейти на электронный документооборот, начните использовать электронные документы при учёте сотрудников и в работе с контрагентами и получайте электронную подпись по новым правилам.

Переведите кадровые документы в электронный формат. Кадровые документы, которые позволяют обмениваться трудовыми договорами, уведомлениями и заявлениями, скоро нужно будет использовать в электронном виде. К таким документам относятся:

• уведомление об изменении условий работы; 

• заявление о переводе на другую должность; 

• заявление об отпуске; 

• заявление об увольнении и другие. 

Всего таких документов более 60. Они перечислены в Приказе Минтруда России от 14.05.2020 N 240н.

Переведите документы по учёту НДС в электронный формат. Скоро в электронном виде надо будет оформлять следующие документы: 

• счёт-фактура; 

• книги покупок и продаж;

• универсальный передаточный документ (УПД). 

Переведите в электронный формат документы, если вы работаете в строительной сфере. К таким документам относятся формы КС-2 и КС-3.

! Важно. ФНС опубликовала перечень документов, формат которых уже утверждён. На начало октября 2021 года таких документов пять: универсальный передаточный документ, универсальный корректировочный документ, формы ТОРГ-2 и ТОРГ-12, акт выполненных работ. Другие форматы пока ещё в разработке и на утверждении.

Получайте электронную подпись по новым правилам. С 1 января 2022 года юридические лица и ИП могут получить сертификат в отделении ФНС, а не только в удостоверяющем центре. Услуга бесплатная, но нужно пройти процедуру идентификации, предоставить документ, удостоверяющий личность, и СНИЛС.

Кроме этого изменятся правила выдачи КЭП для физлиц и уполномоченных представителей организации. Они смогут получить электронную подпись физического лица в доверенном удостоверяющем центре. Список таких удостоверяющих центров опубликован на сайте ФНС. 

Следите за новыми правилами обмена электронными документами. С 1 июля 2022 года правила электронного документооборота немного изменятся. Например, физические лица, которые подписывают документы от лица организации, должны будут иметь электронную доверенность. Документ, подписанный лицом без электронной доверенности, утратит юридическую значимость. Его нельзя будет представить в налоговую и суд. 

Как именно будет выстроен обмен документами, пока неизвестно. О новых правилах обмена электронными документами ФНС сообщит позже, так что следите за новостями по теме. 

Чек-лист: как подготовиться к переходу на ЭДО

• Переведите кадровые документы в электронный формат: уведомления об изменении условий работы, заявления о переводе на другую должность, об отпуске и увольнении.

• Переведите транспортные документы в электронный формат: транспортные накладные, заказ-наряды, сопроводительные ведомости, путевые листы. 

• Переведите документы по учёту НДС в электронный формат: счета-фактуры, универсальные передаточные документы, книги покупок и продаж. 

• Переведите в электронный формат формы КС-2 и КС-3, если вы работаете в строительной сфере.

• Получите электронную подпись в ФНС или доверенном удостоверяющем центре. 

• Следите за новыми правилами обмена электронными документами на сайте налоговой. 

• Обучите сотрудников работе с КЭП. 

• Выберите оператора ЭДО из списка на сайте ФНС.

• Установите на рабочие компьютеры программу «КриптоПро», обновите бухгалтерскую программу, перейдите на более быстрый интернет.

• Закрепите переход на ЭДО в локальных актах предприятия, инструкциях, учётных политиках.

Узнать больше о транспортном ЭДО можно на странице Docrobot.ЭТрН.

Источник: https://delo.ru/news/educational/elektronnyy-dokumentooborot-izmenitsya-k-2024-godu