Цифровизация охватывает грузоперевозки всё сильнее. 1 сентября начался добровольный переход на электронные транспортные накладные (ЭТрН) и одновременно заработала ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов.

Отвечаем на самые распространённые вопросы, связанные с ЭТрН.

1. Что такое ЭТрН? 

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — юридически значимый документ, который подтверждает заключение договора на транспортные услуги и расходы на перевозку. 

Цифровая накладная избавлена от недостатков бумажного аналога и предлагает участникам перевозок много преимуществ. А именно: поиск документов за несколько секунд, быстрый обмен, удобное хранение, доступ в любое время, возможность отследить статусы, отсутствие налоговых рисков и сокращение расходов. 

2. Зачем нужна ГИС ЭПД? 

Система аккумулирует данные о перевозках и предоставляет их заинтересованным ведомствам: ФНС, Минтрансу, Ространснадзору, Минцифры, МВД.

Электронные перевозочные документы (ЭПД) и сведения направляются  оператору ИС ЭПД, который выступает связующим звеном между бизнесом и ГИС ЭПД.

Роль операторов ИС ЭПД играют компании-разработчики решений для электронного документооборота (ЭДО). Чтобы получить этот статус, оператор должен подтвердить соответствие ряду требований и пройти аккредитацию Минтранса. 

3. Кто из участников перевозки оформляет транспортную накладную и передаёт данные операторам ИС ЭПД?

Участники перевозки — грузоотправитель, грузополучатель, перевозчик (транспортная компания). Формировать транспортную накладную начинает грузоотправитель. Затем ЭТрН подписывают грузополучатель и перевозчик, при необходимости добавляют комментарии и дополнительные сведения. 

После завершения погрузки грузоотправитель подписывает документ и направляет его оператору ИС ЭПД.  

4. Что делать, если я и мои контрагенты подключены к разным операторам ИС ЭПД? 

Обмениваться документами между контрагентами, подключенными к разным операторам ИС ЭПД, позволяет технология роуминга. 

Сейчас технология находится в разработке. Запуск роумингового обмена можно ожидать уже в конце 2022 года. А по индивидуальным запросам операторы начнут настраивать роуминг уже в ближайшее время.        

5. Надо ли перевозчику предоставлять оператору ИС ЭПД информацию о водителях? 

Когда транспортная компания регистрируется в системе Docrobot, она предоставляет список всех водителей, которые будут осуществлять перевозки.   

Зарегистрировать нового водителя можно через техподдержку платформы — это займёт три-пять минут. В будущем водители смогут самостоятельно регистрироваться в системе. 

6. Есть ли у водителей доступ к личному кабинету Docrobot? 

Да, это так. Водители, зарегистрированные в системе, получают персональный доступ в личный кабинет Docrobot. Для них платформа генерирует свой собственный логин и пароль. 

7. Водители тоже подписывают транспортную накладную? 

Водители подписывают ЭТрН простой электронной подписью (ПЭП). Так они подтверждают приём или выдачу груза. 

Затем перевозчик подписывает ЭТрН усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и направляет её оператору. 

8. Как водители подписывают ЭТрН? 

Просматривать и подписывать ЭТрН водители могут прямо в смартфоне или планшете с помощью мобильного приложения, которое разработал Docrobot. В приложение они заходят под своим логином и паролем. 

9. Как сотрудники ГИБДД будут проверять ЭТрН?

Проверять ЭТрН сотрудники ГИБДД могут с помощью специального программного обеспечения, установленного на их планшетах. Чтобы посмотреть документ, инспектору достаточно отсканировать с экрана смартфона водителя динамический QR-код, сформированный в приложении Docrobot. 

QR-код, помимо информации о перевозке, содержит в себе ещё электронную подпись ГИС ЭПД. Поэтому фальсифицировать его практически невозможно. 

Получить сведения о транспортной накладной можно даже если нет связи. Это позволяет тот же QR-код — он остаётся доступным в приложении и без интернета. 

10. Можно ли оформлять в электронном виде другие перевозочные документы, например, путевой лист? 

На платформе Docrobot можно обмениваться разными электронными перевозочными документами, формат которых утверждён ФНС. Это  транспортная накладная, сопроводительная ведомость и заказ-наряд.  

Электронный путевой лист станет формализованным к 1 марта 2023 года. Тогда же перечень документов, которые можно передавать в ГИС ЭПД, пополнят электронный договор фрахтования, электронная заявка и электронный заказ. 

Docrobot как аккредитованный оператор ИС ЭПД будет поддерживать все утверждённые форматы электронных перевозочных документов.