Транспортная накладная — документ, которым оформляется перевозка грузов. Ее обязательно оформлять, если груз перевозят не транспортом компании, а силами стороннего перевозчика. В документе отражаются условия перевозки, его можно использовать, чтобы подтвердить расходы на перевозку в налоговом и бухгалтерском учетах. 

Сейчас транспортную накладную оформляют на бумаге или в электронном формате, но с 2023 года может остаться одна форма — электронная. Какими нормативными актами это регулируется, рассказываем дальше. 

1. ФЗ от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» 

Что закрепляет?

• Вводит понятия «электронный перевозочный документ» (ЭПД). К ним относятся электронная транспортная накладная (ЭТрН), электронный заказ-наряд и электронная сопроводительная ведомость. 

• Вводит понятие «информационная система электронных перевозочных документов» (ИС ЭПД).

• Устанавливает требование об обмене ЭПД и направлении их в государственную информационную систему ЭПД. 

• Определяет требования к операторам электронных перевозочных документов. Например, оператор ЭПД должен быть зарегистрирован как юрлицо, иметь в собственности телекоммуникационную инфраструктуру, бесперебойно обрабатывать данные, обеспечивать хранение электронных документов сроком от пяти лет и многое другое.

• Определяет общие принципы электронного взаимодействия: 

1. Электронные документы должны составляться по форматам, утвержденным ФНС

2. Участники подписывают ЭПД усиленной квалифицированной электронной подписью. 

3. Обмен электронными перевозочными документами осуществляется через операторов ИС ЭПД

4. Оператор ИС ЭПД должен быть включен в реестр операторов ИС ЭПД

5.  Для участия в обмене ЭПД требуется заключить соглашение с оператором ИС ЭПД

6. Операторы отправляют электронные перевозочные документы в государственную информационную систему ЭПД

7. Операторы обязаны обеспечить роуминговое взаимодействие между своими системами. 

8. Обмениваться ЭПД через операторов, которые не вошли в реестр Минтранса, нельзя.

2. Постановление Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200

Что закрепляет?

• С 1 января 2022 допускает оформление перевозочных документов не только на бумаге, но и в электронной форме.

• Водитель может подписать ЭТрН простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной, но при условии последующего подписания ЭТрН усиленной квалифицированной подписью перевозчика. 

3. Постановление Правительства РФ от 30.11.2021 N 2116 "О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 21 декабря 2020 г. N 2200"

Что закрепляет?

• Утвержденная форма ЭТрН обязательна к применению. Раньше ее можно было регулировать договором перевозки. 

• Уведомление об отказе в приеме груза и Указание о переадресовке груза в случае использования ЭТрН должны также составляться в электронной форме, но при этом исключено требование о необходимости его направления через ИС ЭПД оператора.

4. Постановление Правительства Российской Федерации от 21 мая 2022 г. № 931 «Правила обмена электронными перевозочными документами и сведениями, содержащимися в них…»

Вступает в силу с 1 сентября 2022 и действует до 1 сентября 2028.

Что закрепляет?

• Правила информационного взаимодействия между участниками грузоперевозки, оператором ЭПД, государственной информационной системой и ведомствами.

• Правила передачи электронных перевозочных документов от оператора в ГИС ЭПД.

• Правила предоставления информации, связанной с обработкой электронных перевозочных документов и сведений, содержащихся в них, из информационной системы оператора в государственную информационную систему по запросу оператора ГИС ЭПД.

5. Приказ ФНС РФ «Об утверждении форматов ЭтРН, сопроводительной ведомости, заказа-наряда»

Что утверждено приказом?

• Формат электронной транспортной накладной.

• Формат электронной сопроводительной ведомости.

• Формат электронного заказ-наряда.

6. Постановление Правительства РФ от 3 марта 2022 г. № 281 «Об утверждении правил представления информации в государственную информационную систему...»  

Вступает в силу с 1 сентября 2022 и действует до 1 сентября 2028.

Что закрепляет?

• Операторы должны представить ЭПД и содержащиеся в них сведения в государственную информационную систему в течение десяти минут с момента их получения. 

• Формат представления информации должен соответствовать формату расширяемого языка разметки XML.

• Условия представления сведений — безвозмездность, соответствие форматам ЭПД, наличие действительной УКЭП.

• ЭПД, содержащиеся в них сведения, и иная информация, находящаяся в ГИС ЭПД, предоставляются МВД, Минтрансу, Минцифры, ФНС и Ространснадзору.