Юридически значимый документооборот нужен участникам ритейл-отрасли для налоговой отчетности, разрешения споров в суде, прозрачных процессов оплаты услуг и выполнения партнерских обязательств друг перед другом. При переводе документооборота в электронный вид, компании используют электронные подписи для сохранения юридической силы документов.

Электронная подпись – это реквизит цифрового документа, подтверждающий его подлинность, то есть электронный аналог подписи, проставляемой «от руки». Федеральный закон РФ № 63 различает три вида электронной подписи:

• Простую электронную подпись (ПЭП)
• Усиленную неквалифицированную электронную подпись (НЭП)
• Усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП)

Расскажем подробнее о каждом из видов.

Простая электронная подпись

ПЭП – наиболее простой вариант электронной подписи, использующийся повсеместно. Простая электронная подпись подтверждает, что документ был подписан конкретным человеком, но не гарантирует, что после этого документ не был изменен. Чаще всего ПЭП используется для оформления банковских операций, для аутентификации в информационных системах или для внутреннего электронного документооборота. Простая электронная подпись – это сочетание логина и пароля, которые закреплены за конкретным человеком и подтверждают его личность. Использовать такую подпись в электронном документообороте с контрагентами нельзя.

Простая электронная подпись может обрести юридическую значимость (то есть, стать эквивалентом собственноручной) в том случае, если между участниками было заключено соответствующее соглашение, в котором указаны правила, по которым ПЭП идентифицирует личность подписавшего, и если участники соблюдают конфиденциальность закрытой части ключа ПЭП (например, конфиденциальность пароля).

Усиленная неквалифицированная электронная подпись

Чтобы получить НЭП, ее необходимо создать с помощью программы криптошифрования. Усиленная неквалифицированная электронная подпись идентифицирует личность владельца и подтверждает, что после подписания в документ не вносились изменения.

НЭП сочетает в себе закрытый и открытый ключи шифрования. Закрытый хранится на специальном носителе, защищен ПИН-кодом, а доступ к нему имеет только владелец. С помощью закрытого ключа генерируются электронные подписи, которые использует участник документооборота. Открытый ключ доступен всем, с помощью него другие участники обмена документами идентифицируют личность владельца. То, что открытый ключ принадлежит владельцу закрытого ключа, подтверждается в сертификате электронной подписи.

НЭП используется как во внутреннем, так и во внешнем электронном документообороте. Чтобы усиленная неквалифицированная электронная подпись приравнивалась к собственноручной, между участниками должно быть заключено специальное соглашение.

Усиленная квалифицированная электронная подпись

КЭП создается так же, как и НЭП, с помощью программы криптошифрования, но отличается она тем, что ее сертификат оформлен по структуре, утвержденной ФСБ России, а для работы с ней используется программное обеспечение, которое сертифицировано также ФСБ России.

Для того, чтобы получить КЭП, с 1 января 2022 года нужно будет обратиться в удостоверяющий центр при Федеральной налоговой службе (ФНС России). Ранее выдачей КЭП занимались коммерческие удостоверяющие центры, однако порядок выпуска сертификатов КЭП для юридических лиц, нотариусов и ИП изменился – подробнее об изменениях вы можете прочитать здесь.

Используется усиленная квалифицированная электронная подпись во внутреннем и внешнем документообороте, а также при обмене документами с государственными структурами, например, при налоговой отчетности. КЭП автоматически приравнивается к собственноручной подписи, а электронные документы, заверенные ей, имеют полную юридическую силу.

Компания Docrobot разрабатывает решения для электронного документооборота в ритейле. Подробнее вы можете прочитать на странице подключить ЮЗДО.