Трудность №1. Высокие расходы  

Бумажные перевозочные документы требуют больших затрат: на бумагу и распечатку, на организацию хранения в архиве, отдельное помещение под него и последующее уничтожение, на повторную отправку при потере. 

Фонд оплаты труда — ещё одна существенная статья расходов. На оформление и подписание документов может уходить львиная часть рабочего времени отдельных сотрудников.   

Если документ потерялся в дороге или были обнаружены расхождения, есть риск столкнуться с простоями транспорта, которые влекут дополнительные расходы. 

Как помогает электронная форма. В среднем работа с электронными перевозочными документами обходится в 3,5-4 раза дешевле, чем с бумажными. Затраты на печать, доставку и хранение исчезают, ручной труд становится минимальным. 

Пример. Компания отправляет 5000 перевозочных документов в месяц. Подготовка, проверка и упаковка одного документа на бумаге занимает как минимум десять минут. Итого компании приходится тратить на оформление 50 тысяч минут или 830 часов.  

Электронная форма позволяет сократить временные затраты в десять раз. Формирование одного перевозочного документа в системе ЭДО обычно требует не больше минуты. В результате уменьшается и количество часов, необходимых для работы. 

Теперь на оформление перевозочных документов компании нужно потратить всего 5000 часов.  Следовательно, нагрузка на сотрудников, которые занимаются документооборотом, снижается. Размер ФОТ на сотрудника в минуту тоже падет. И хотя расходы на фонд оплаты труда могут остаться прежними, с автоматизацией сотрудники все равно успевают больше. Это не может не сказаться положительно на общем доходе компании.

Узнайте, сколько вы сэкономите на документообороте в автомобильных грузоперевозках с электронным форматом. Скачайте калькулятор и получите расчёт для вашей компании.

Трудность №2. Ошибки в документах 

Опечатки, неточности или неверно указанные данные замедляют процессы в грузоперевозках. Чтобы исправить ошибку, нужно внести исправления и сделать всё заново: распечатать документ, подписать и передать его контрагентам. Это тоже отнимает время и приводит к дополнительным расходам. 

Как помогает электронный форма. Система проверяет электронный документ прямо во время оформления, подсвечивает незаполненные поля, указывает на ошибки и подсказывает, как их исправить.

Трудность №3. Невозможно отследить статус 

Когда документ распечатан на бумаге, при передаче нельзя отследить, где он находится, дошёл ли до адресата, подписан ли контрагентом, были ли при этом внесены оговорки и замечания. К тому же при потере не получится оперативно подготовить и выслать новую версию. 

Как помогает электронная форма. Доступ к электронным перевозочным документам через веб-интерфейс или учётную систему есть у всех участников перевозки — грузоотправителя, грузоотправителя и транспортной компании (перевозчика). 

Каждая сторона в онлайн-режиме подписывает документ усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП), полученной на Госуслугах. Для водителей создано мобильное приложение, которое позволяет им подписывать документы простой электронной подписью (ПЭП), сообщать о погрузке и выгрузке, отправлять фотографии груза. 

Все подписи, изменения в документах и комментарии сразу отображаются в системе и видны всем участникам. А благодаря статусам можно мгновенно узнать, когда документ был получен и подписан. 

Трудность №4. Медленный обмен 

Бумага усложняет сценарий документооборота и затягивает сроки. Сначала необходимо дождаться, когда грузополучатель подпишет документ и передаст его транспортной компании. Затем транспортная компания тоже должна поставить свою подпись, составить и отправить счёт на оплату. В результате между выдачей груза и перечислением оплаты может пройти несколько дней, недель и даже месяцев. И это при условии, что  документ прибыл в целости и сохранности. 

Подобные промедления приводят к кассовым разрывам — ситуациям, когда транспортной компании не хватает финансов, чтобы покрыть текущие обязательные расходы: налоги, зарплату сотрудников, аренду и другие. При этом деньги «как бы есть», просто они ещё в пути. 

Как помогает электронная форма. Обмен электронными документами происходит по чётким сценариям, регламентированным Минтрансом. При этом всё максимально автоматизировано: для формирования электронного документа, проверки и отправки его контрагенту достаточно пары кликов и УКЭП. Скорость подготовки, проверки и передачи увеличивается более чем на 90%. 

Вероятность столкнуться с кассовым разрывом при этом снижается. Благодаря цифре перевозчик может оформить платёжные документы и получить оплату сразу после доставки груза.

Подробнее о том, как перейти на электронные перевозочные документы, рассказали на вебинаре. Оставьте заявку на консультацию и получите запись в подарок!

Трудность №5. Сложности с архивом   

Чтобы найти нужный документ, приходится перебирать кипу бумаг в архиве. Задача усложняется, если архивов несколько и они расположены в разных точках — такое часто бывает у крупных компаний. Плюс такой способ хранения не отличается надёжностью — при пожаре или потопе документы могут быть безвозвратно испорчены. 

Как помогает электронная форма. Документы хранятся в надёжном электронном архиве: данные распределены по удалённым защищённым серверам. Найти любой документ не составит труда: есть удобный отбор по дате, номеру, контрагенту и другим параметрам. 

Электронным документам ничего не грозит даже в случае стихийных бедствий: они не мнутся, не мокнут и не горят. Также предусмотрены бэкапы (резервные копии), которые обновляются каждый день и помогут в течение суток восстановить утерянные данные. 

Какие перевозочные документы можно перевести в электронный формат

В 2021 году ФНС России утвердила форматы электронной транспортной накладной, электронного заказа-наряда и электронной сопроводительной ведомости. 

С 1 марта 2023 года в электронном виде стало возможно оформлять договор фрахтования, путевой лист и заказ (заявку). Соответствующие изменения были внесены в закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ. 

Перечисленными документами можно обмениваться в электронном формате и направлять их в ГИС ЭПД — государственную информационную систему электронных перевозочных документов.

Трудность №6. Несоответствие требованиям законодательства 

Если перевозочный документ оформлен не в соответствии с законодательством, соответствующая сделка впоследствии может быть признана юридически недействительной — это может повлечь отказ в признании расходов и санкции со стороны контролирующих органов. 

Как помогает электронная форма. Чтобы оформлять перевозочные документы в электронном виде, следует подключиться к оператору информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), который входит в реестр Минтранса. В реестр ведомство включает далеко не все компании — для этого оператор должен подтвердить соответствие требованиям федерального закона № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (статья 18.1) и доказать работоспособность системы. 

Аккредитованные операторы ИС ЭПД первыми узнают обо всех нововведениях и постоянно обновляют сервисы. Можно не сомневаться в актуальности форм документов и их соответствии законодательству. 

Docrobot — аккредитованный оператор ИС ЭПД. Платформа предоставляет все необходимые инструменты для работы с электронными перевозочными документами: формы и примеры оформления, автозаполнение и встроенная проверка на соответствие требованиям, возможность подписать УКЭП и отследить статус подписания, удобная система фильтров и надёжный электронный архив. 

Оставьте заявку на консультацию и получите обзор законодательства по электронным перевозочным документам в подарок!