Система EDI позволяет заказчикам и поставщикам принимать и отправлять заказы в электронном виде. Чтобы система работала, нужен третий участник — оператор электронного документооборота. Он обеспечивает обмен данными и юридически значимыми документами. 

Что можно передавать с помощью EDI-системы

В системе вы обмениваетесь стандартизированными EDI-сообщениями. В них передается информация о заказах. Например, о составе поставки, ее времени и дате, стоимости, отправителе и получателе. Стандартная цепочка обмена сообщениями выглядит так:

1. Заказчик уведомляет, что ему нужен товар, указывает, какой именно и сколько. 

2. Поставщик согласовывает заказ или корректирует его, уточняет время доставки.

3. Поставщик отгружает товар и уведомляет об этом заказчика.

4. Заказчик получает поставку и фиксирует фактически полученный товар.

5. Стороны подписывают электронный юридически значимый УПД.

Обычно у торговых сетей есть собственные требования к цепочке сообщений, поэтому в зависимости от контрагента перечень сообщений может меняться. 

Как начать работать с EDI

Чтобы начать обмениваться стандартизированными сообщениями, нужно получить GLN — номер для идентификации. Следующий шаг — подключиться к оператору электронного документооборота (ЭДО). Один из таких операторов — компания Docrobot.

В каких системах можно работать

У Docrobot есть два варианта для обмена EDI-сообщениями: веб-версия и интеграционный модуль. 

— Веб-версия

Работает в любом браузере. По интерфейсу напоминает электронную почту: есть папки с входящими, отправленными, обработанными сообщениями. Подходит поставщикам, если у них немного заказов, а начать работать с EDI нужно оперативно. 

— Интеграционный модуль

Если компания использует учетную систему, удобно обрабатывать заказы в ней. Для этого нужна интеграция EDI и 1С. Компания Docrobot разработала стандартизированный модуль, который встраивается в учетную систему и позволяет обрабатывать сообщения из привычного интерфейса. Так пользователь экономит время, сокращает рутину и минимизирует риски ошибок в документах.   

Система EDI, электронный документооборот и автоматизация процессов помогают упростить работу с заказами. Узнать больше можно на странице.