Путевой лист — обязательный документ, который должен сопровождать перевозки пассажиров или грузов автомобильным транспортом. Он позволяет контролировать работу водителя и автомобиля, включая в  себя сведения о маршруте, пробеге, результаты медицинских осмотров водителя и технических осмотров автомобиля. Отсутствие путевого листа при выходе на рейс грозит привлечением к административной ответственности. Те же последствия ждут, если документ заполнен некорректно. 

Разбираемся, за какие нарушения предусмотрены штрафы при оформлении путевых листов и что надо сделать, чтобы сохранить свои деньги. 

Выход автомобиля на рейс без путевого листа 

Согласно пункту 1 статьи 6 федерального закона от 08.11.2007 №259-ФЗ  

«Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» путевой лист должен быть оформлен для каждого транспортного средства при перевозке пассажиров и грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях.   

Требование касается следующих видов транспорта: 

• лёгковые и грузовые автомобили, которые принадлежат владельцу (юридическому лицу) или арендатору, получившему их в аренду с экипажем; 

• трамваи, троллейбусы, автобусы, на которых перевозят пассажиров. 

Отсутствие путевого листа может говорить о том, что компания не проводит медицинские осмотры и не контролирует техническое состояние автомобиля, нарушает нормы труда водителей и правила безопасной эксплуатации автомобилей. 

Какой штраф предусмотрен. Выход автомобиля на рейс без документа грозит административной ответственностью: 

• для водителя — предупреждение или штраф в 500 рублей (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ);

• для должностного лица — штраф от 5 000 до 10 000 рублей (ч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ). 

Как не допустить нарушения. Оформить путевой лист для каждого транспортного средства, задействованного в грузовых или пассажирских перевозках. При этом для нескольких рейсов можно создать один путевой лист. В документе нужно указать срок действия, категорию перевозки и вид сообщения. Если несколько водителей управляют одним автомобилем, обычно готовят один документ для всех. Также в соответствии с приказом Минтранса от 05.05.2023 №159 допускается оформление нескольких путевых листов на бумажных носителях на одно транспортное средство отдельно для каждого водителя, в том числе для каждого последующего водителя после выпуска транспортного средства на линию.   

Путевой лист можно оформить на один или несколько дней. Если документ оформляется на рейс продолжительностью несколько дней, тогда в нём нужно обозначить даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого он будет действительным.  

Отсутствует отметка о медицинском осмотре водителя или она проставлена некорректно 

Медицинские осмотры снижают риск дорожных происшествий. Нарушением будет считаться отсутствие отметки медицинского работника о прохождении водителем предрейсового медосмотра.   

Какой штраф предусмотрен. За допуск водителя к исполнению трудовых обязанностей без прохождения медосмотров работодателю грозит штраф (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ): 

• для должностных лиц, предпринимателей, малых или микропредприятий — от 15 000 до 25 000 рублей; 

• для других юридических лиц — от 110 000 до 130 000 рублей. 

За нарушение требований медосмотра водителя и отсутствие на документе отметки медицинского работника юридическое лицо могут оштрафовать на 30 000 рублей, а его должностных лиц — на 5000 рублей (ч. 2, 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ). 

Как не допустить нарушения. Проводить медосмотр должен медицинский работник, который работает в штате компании владельца автомобиля или в штате медицинской организации с соответсвующий медицинской лицензией. Он должен проставить в документе дату, подпись и расшифровку. Необходимо убедиться, что эти реквизиты присутствуют в путевом листе. 

Отсутствует отметка о контроле технического состояния автомобиля или она проставлена некорректно 

Автомобиль или общественный транспорт может выйти на рейс только после технического осмотра, отметка о котором должна быть в путевом листе.

Какой штраф предусмотрен. За отсутствие отметки о технической проверке транспортного средства или её некорректное оформление предусмотрены следующие штрафы: 

• Отсутствия отметки о предрейсовом техническом контроле транспортного средства — 5000 рублей для должностных лиц и 30 000 руб. для организаций (п. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ).

• При наличии отметки о прохождении техконтроля, не соответствующей действительности (транспортное средство имело неисправности, с которыми запрещена эксплуатация) — от 5 000 до 8 000 руб. для должностных лиц (п. 2 ст. 12.31 КоАП РФ). 

Как не допустить нарушения. Сотрудник, ответственный за техконтроль должен иметь профессиональное образование по специальности «Техническое обслуживание и ремонт автотранспорта» или профподготовку с присвоением квалификации «Контролер технического состояния автомобильного транспорта». Необходимо убедиться, что он проставил в путевом листе дату, когда была проведена техническая проверка, и свою подпись. 

Нет подтверждения расходов на перевозку 

Чаще всего путевой лист проверяют у водителя непосредственно время рейса. Но его могут запросить и в ходе налоговых проверок. Дело в том, что путевой лист может быть одним из документов, подтверждающих экономическую оправданность произведённых затрат. 

Если путевой лист отсутствует или оформлен неверно, тогда ФНС России может не признать расходы при расчёте налога на прибыль и интерпретировать ситуацию как занижение компанией своей прибыли.   

Какой штраф предусмотрен. Размер штрафа в этом случае составит 20% от доначисленной суммы налога на прибыль (п. 1 ст. 122 НК РФ) с доначислением налога и пени.   

Как не допустить нарушения. Убедиться, что в путевой лист внесены все необходимые данные, связанные с расходами на перевозку: показания одометра на начало и конец пути.    

Кого могут оштрафовать

Штраф за путевой лист может получить и водитель, и руководитель организации, в которой он работает, и компания, эксплуатирующая транспортные средства. КоАП РФ предусматривает ответственность для должностных лиц и юридических лиц. Но при этом есть примечания, что юридическим лицом с точки зрения закона в этом случае могут быть индивидуальные предприниматели, не только коммерческие и бюджетные организации.

Кто может проверить путевой лист

Путевые листы проверяют:

ГИБДД — на дороге, чтобы установить правомерность использования транспортного средства, право водителя им управлять или подтвердить обоснованность рейса. 

Трудовая инспекция — на предмет соблюдения режима труда и отдыха водителей. 

ФНС России — для подтверждения рассчитанной суммы налога на прибыль в рамках выездных и камеральных проверок. 

Как поможет Docrobot 

Избежать этих нарушений и оформлять перевозочные документы в соответствии с требованиями законодательства можно с помощью электронного документооборота (ЭДО). 

Docrobot предлагает готовые решения для формирования электронных перевозочных документов (ЭПД), в том числе путевого листа, который с 1 марта 2023 года можно формировать в электронном виде. 

Электронный путевой лист (ЭПЛ) на платформе Docrobot полностью соответствует формату, утверждённому приказом ФНС России от 17 февраля 2023 года № ЕД-7-26/116@. Предусмотрено несколько способов работы с документом: веб-сервис, модуль для 1С и интеграция по API. 

Электронный формат позволяет ускорить оформление документа на 90%: ЭПЛ можно создать парой кликов по заданным параметрам, а разделы автоматически заполняются нужными значениями.  

Оставьте заявку на индивидуальную консультацию и получите чек-лист по работе с электронным путевым листом в подарок!