1 сентября вступает в силу приказ Минтранса от 5 мая 2023 года №159, который вносит корректировки к требованиям оформления путевых листов и обновляет необходимый состав сведений. Путевой лист в 2023 году претерпевает изменения уже второй раз. В первый раз это произошло 1 марта, когда стал действительным приказ Минтранса от 28 сентября 2022 года № 390. 

Рассказываем, как изменится путевой лист осенью и какие обязательные реквизиты он должен содержать. 

Когда нужен путевой лист

Путевой лист предназначен для учёта и контроля работы транспорта и водителя. Он подтверждает, что водитель и автомобиль прошли необходимые проверки (медицинский и техосмотр) и помогает отследить ключевые показатели: маршрут, пройденное расстояние, расход горючего и другие. 

Путевой лист служит первичным документом, который отражает факты хозяйственной жизни и позволяет: 

• подтвердить расходы на парковку и горюче-смазочные материалы (топливо, спецжидкости), 

• сделать расчёт себестоимости транспортных услуг, 

• рассчитать заработную плату водителя. 

Компании, которые занимаются перевозкой пассажиров или грузов, должны оформлять путевые листы независимо от того, находится ли транспортное средство в собственности или в аренде.  

Контролирующие органы проверяют корректность оформления документа, а за нарушения предусмотрены санкции. Например, отсутствие отметки о медицинском или техническом осмотре влечёт штраф суммой 3 тысячи рублей для граждан, 5 тысяч рублей для должностных лиц, 30 тысяч рублей для юрлиц (статья 12.31.1 КоАП РФ).  

Как оформлять путевой лист сейчас

Путевой лист нужно подготовить до выпуска автомобиля на линию. Он может быть оформлен в бумажном или электронном виде. В обоих случаях обязанность создать документ и подписать его у профильных специалистов лежит на владельце транспортного средства, который организует перевозку. 

Независимо от того, бумажная это версия документа или электронная, путевой лист должен содержать отметки о прохождении медицинского и технического осмотра. Отметки проставляют соответствующие специалисты — медработник и сотрудник, ответственный за техническое состояние автомобиля: обычно это механик, управляющий автопарком или контролер технического состояния транспортного средства. 

То же самое относится и к показаниям одометра, который фиксирует пройденное автомобилем расстояние. Показания прибора обязательны для обеих версий документа, их тоже фиксирует механик, управляющий автопарком, контролер технического состояния транспортного средства или другой уполномоченный сотрудник. 

Как оформлять на бумаге  

Единой обязательной формы путевого листа в законодательстве не предусмотрено. Компании могут пользоваться собственным бланком, только для этого его нужно зафиксировать в учётной политике отдельным приказом. За основу можно взять унифицированную форму, утверждённую постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 №78.  

Основное требование к документу — он должен включать в себя все обязательные реквизиты, перечисленные в приказе Минтранса России от 28 сентября 2022 № 390, который действует с 1 марта 2023 года. 

Если путевой лист составлен по всем правилам и содержит все нужные реквизиты, автомобиль может отправиться в рейс, а компания избежит штрафов и дополнительных трат на перевозку. 

Формировать электронные перевозочные документы парой кликов в соответствии с требованиями регуляторов позволяет платформа Docrobot. Оставьте заявку на консультацию и бесплатно получите обзор законодательства по электронному документообороту в автомобильных грузоперевозках!

Как оформлять в электронном виде 

Тренд на цифровизацию способствует тому, что всё больше организаций обмениваются путевым листом в электронном виде. Эта возможность закреплена в федеральном законе № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». 

Порядок формирования электронного документа регламентирован тем же приказом Минтранса № 390. 

Формат электронного документа утверждён приказом ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@. Документ представляет собой файл в формате XML, для которого предусмотрено шесть титулов (файлов обмена): 

• основного — об обстоятельствах и особенностях рейса,   

• о результатах предсменного, предрейсового медицинского осмотра водителя,  

• о результатах послесменного, послерейсового медицинского осмотра водителя, 

• о результатах предрейсового или предсменного технического контроля, 

• о показаниях одометра при выезде транспортного средства с парковочного места или приёме от другого водителя, 

• о показаниях одометра при заезде транспортного средства на парковку или сдаче другому водителю.   

Участники процесса (владелец автомобиля и ответственные специалисты) должны подписать свои титулы усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП), полученной на Госуслугах. 

Все данные и титулы последовательно передаются в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Первые четыре титула отправляются одновременно (пакетом), а пятый и шестой — вместе или по отдельности. 

Четыре титула должны входить в состав цепочки всегда. А другие два обязательны в определённых ситуациях: титул с информацией о техническом осмотре обязателен при выезде автомобиля с парковки, а титул «О резульатах послесменного (послерейсового) медосмотра водителя»— при перевозке пассажиров и опасных грузов. 

Электронные путевые листы участники автомобильных грузоперевозок направляют в ГИС ЭПД не самостоятельно, а с помощью операторов информационных систем электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). Операторы — это компании-разработчики решений для электронного документооборота (ЭДО), которые предоставляют сервисы для работы с электронными перевозочными документами (ЭПД), в том числе электронным путевым листом. 

Docrobot — аккредитованный оператор ИС ЭПД, входит в реестр Минтранса России. На платформе можно обмениваться электронными транспортными накладными, электронными сопроводительными ведомостями и электронным заказами-нарядами. Запущен пилотный проект по передаче электронного путевого листа в ГИС ЭПД. 

Запишитесь на индивидуальный демопоказ и получите шпаргалку по работе с электронным путевым листом в подарок!

Что изменилось в марте 2023 года 

Минтранс России приказом от 28 сентября 2022 № 390 обновил состав сведений и порядок оформления путевого листа. Вот что изменилось в соответствии с приказом: 

• Больше не нужно указывать наименование и номер документа.

• Законодатель уточнил, что если транспортное средство берётся в аренду с экипажем, обязанность оформить путевой лист лежит на арендодателе.

• Если медработник — штатный сотрудник медицинской организации, в путевом листе следует указывать наименование организации. 

Приказ №390 отменил необходимость регистрировать путевые листы в журнале регистрации, которая была установлена приказом Минтранса № 368. Журнал в приказе вообще не упоминается, а значит, вести его необязательно. В то же время журнал нужно хранить в течение пяти лет, даже если перевозчик решил отказаться от него. 

Что изменится с 1 сентября 2023 года

Приказ Минтранса №159 от 5 мая 2023 года, который вступит в силу с 1 сентября 2023 года, снова вносит корректировки в содержание и порядок оформления путевого листа.  

Прежде всего, изменится требуемый набор сведений о водителе. Теперь помимо ФИО и отметки о медосмотрах, в путевом листе обязательно нужно указывать СНИЛС и  реквизиты водительского удостоверения (серию, номер и дату выдачи). После 1 сентября без этих данных документ будет признаваться недействительным. 

При этом отдельные реквизиты путевого листа разрешат корректировать. Это распространяется на информацию о водителе, марках, моделях прицепов (полуприцепов) и их регистрационных номерах. Но делать это можно только при условии, если документ оформлен в электронном виде. 

Путевой лист претерпел изменения и в части, которая касается медосмотра водителей. Приказ №159 аннулировал требование указывать данные о лицензии медорганизации, закреплённое в приказе № 390. Но главное — медицинский осмотр можно проводить дистанционно. 

Наконец, был уточнён регламент оформления путёвок в зависимости от длительности и количества рейсов. Согласно приказу, один путевой лист можно выдать на один рейс, если он продолжается дольше рабочего дня водителя, или на несколько рейсов, если водитель совершает их в течение одного рабочего дня или смены. 

Сведения, которые следует указывать по действующим и новым правилам, показаны в таблице.

Ожиается ещё одно изменение, связанное с цифровизацией. 1 сентября вступит в силу закон от 29.12.2022 № 629-ФЗ, согласно которому в электронный путевой лист можно включать данные об осмотре водителей, полученные с применением телемедицинских технологий. Но использовать эти технологии компании могут по желанию, на добровольной основе. 

Как упростить оформление перевозочных документов в грузоперевозках

Электронный документ (ЭДО) позволяет в 3,5-4 раза сократить расходы на обмен документами и оптимизировать бизнес-процессы в автомобильных грузоперевозках, сделать их простыми, прозрачными и безопасными. 

Перейти на ЭДО поможет платформа Docrobot. На платформе есть все необходимые инструменты для работы с электронными перевозочными документами и передачи их в ГИС ЭПД: формы и примеры оформления, встроенная проверка на соответствие требованиям законодательства, удобное подписание электронной подписью с возможностью отследить подписи других участников перевозки и надёжный электронный архив. 

Формирование электронного документа обычно занимает не больше минуты. В результате скорость подготовки, проверки и передачи увеличивается более чем на 90%. 

Подключитесь к платформе Docrobot и в полной мере оцените преимущества электронного документооборота в грузоперевозках. Оставьте заявку на консультацию, и мы подарим вам запись вебинара по цифровизации логистики!