Переход с бумажного на электронный документооборот открывает для ритейл-бизнеса ряд преимуществ: сокращение затрат на работу с документами, ускорение процессов поставки товаров в торговую точку, оптимизацию взаимодействия с контрагентами и многое другое. Однако нужно учитывать, что внедрение ЭДО и EDI может навредить компании, если неправильно подойти к этому процессу. Команда Docrobot собрала распространенные ошибки, которые допускают компании, переходя на электронный документооборот.

Создать свой EDI-сервис

Когда руководство компании задумывается о переходе на EDI, нередко возникает мысль создать собственную EDI-систему для работы с контрагентами. На первый взгляд, это кажется разумным решением: зачем платить сторонней компании, если можно усилиями внутренних специалистов сделать все то же самое, но дешевле.

На практике получается с точностью наоборот. Процесс перевода документов в электронный формат затягивается, а компания в это время продолжает терять деньги на бумаге. Сами документы переводятся некорректно. Сотрудникам работать с внутренним сервисом неудобно, так как у разработчиков часто не хватает навыков сделать его интуитивно понятным. Более того, далеко не все контрагенты согласятся работать с таким сервисом.

• Как этого избежать? Подключить ЭДО и EDI с помощью готового решения, разработанного компанией, специализирующейся на электронном документообороте. Например, компанией Docrobot. Такие решения легко внедряются, они адаптированы для сотрудников и удобны в использовании.

Перевести все и сразу

Подключить ЭДО – не означает в одночасье оцифровать все документы. Лучше начать с малого. Когда компания переходит на электронный документооборот или EDI, возникает вопрос – за какие документы браться в первую очередь? Не найдя ответ на этот вопрос, руководство ставит задачу перевести в электронный формат сразу все документы. Это неправильное решение.

Внутренние бизнес-процессы компании могут пострадать от резкого перехода на электронный документооборот: сотрудники и контрагенты будут не готовы к таким переменам, возникнет путаница, компания начнет терять деньги вместо того, чтобы их экономить.

• Как этого избежать? Начать стоит с анализа внутреннего и внешнего документооборота, чтобы понять, какие документы переводить в электронный формат важнее. Например, если говорить об EDI-сообщениях, начать стоит с внедрения стандартной цепочки: ORDERS (заказ на поставку товара от торговой сети), ORDRSP (ответ на заказ со стороны поставщика), DESADV (уведомление об отгрузке товара со склада поставщика), RECADV (уведомление о приемке товара на складе торговой сети). Как только сотрудники компании привыкнут к электронному взаимодействию с контрагентами, а сама компания ощутит эффект от внедрения EDI и ЭДО, тогда стоит задумываться о постепенном переводе и других документов.

Забыть про адаптацию сотрудников

Электронный документооборот автоматизирует внешние и внутренние бизнес-процессы компании. Работа с ЭДО удобнее и понятнее, чем работа с бумажными документами. Но это не значит, что рядовому сотруднику будет просто перейти с бумаги на ЭДО.

Система ЭДО – новый сервис, взаимодействовать с которым неподготовленному сотруднику первое время будет сложно. Если перейти на электронное взаимодействие с контрагентами резко, документооборот в компании остановится.

• Как этого избежать? Внедрять ЭДО и EDI постепенно. Сначала запустить тестовый период подключения и начать обучение сотрудников. Затем перейти в пилотный режим с несколькими контрагентами, чтобы дать сотрудникам постепенно адаптироваться. И только после этого – закончить внедрение и перейти на ЭДО со всеми партнерами.

Выбрать неправильный тариф

Стоимость каждой транзакции, проведенной через оператора ЭДО зависит от того, каким количеством документов клиент обменивается со своими контрагентами. Важно выбрать наиболее подходящий тариф, иначе компания будет переплачивать провайдеру электронного документооборота, снижая экономическую эффективность внедрения этой технологии.

• Как этого избежать? Точно проанализировать количество документов в обороте с контрагентами и внутренние бизнес-процессы компании. Проконсультироваться с менеджером провайдера – он подберет универсальное предложение.

Подобрать немасштабируемое решение

Переход на ЭДО, как написано выше, лучше осуществлять постепенно, переводя в цифру небольшое количество документов и обучая сотрудников. Однако, во время переходного периода всегда нужно заглядывать в будущее. Если компания на начальном этапе выберет неправильного провайдера ЭДО, это может обернуться дополнительными расходами. Важно, чтобы решение, которое предлагает провайдер, можно было масштабировать на большее количество документов, контрагентов и процессов, чем на стартовом этапе. В противном случае, когда компания адаптируется к новым процессам и захочет расширить количество документов, провайдер может не удовлетворить запросы клиента или потребует слишком много денег на реализацию.

• Как этого избежать? Внимательно отнестись к выбору провайдера и опросить его, может ли он реализовать не только текущие задачи, но и задачи, которые появятся в будущем.

Дублировать электронные документы бумажными

Недоверие к электронным документам со стороны бухгалтерии часто выливается в распространенную ошибку, когда компания одновременно пользуется и системой ЭДО, и бумажными документами. Такое происходит, когда решение о внедрение электронного документооборота принимает руководство компании, никак не объясняя ценность этого решения своим сотрудникам. А сотрудники, для которых эта технология незнакома, не доверяют ей и продолжают печатать документы, параллельно используя сервис ЭДО. И тогда компания не экономит деньги, а, наоборот, увеличивает свои затраты.

• Как избежать этого? Важно объяснить сотрудникам, что подключение ЭДО – распространенная практика. Все юридически значимые документы, переведенные в электронный вид, сохраняют свою юридическую силу для налоговой, и потому их можно использовать для налоговой отчетности.

Компания Docrobot разрабатывает сервисы и решения для электронного документооборота. Подробнее вы можете прочитать на странице Подключить ЮЗДО.