С 1 марта 2023 года вступили в силу изменения федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», которые расширили список электронных перевозочных документов (ЭПД). Он пополнился электронным путевым листом, электронным договором фрахтования и электронным заказом (заявкой): теперь их тоже можно оформлять и передавать контрагентам в системах электронного документооборота (ЭДО). 

Разбираемся, что представляет собой каждый из новых электронных перевозочных документов, какие сведения содержат и кто подписывает. 

Что такое электронные перевозочные документы (ЭПД)

Электронные перевозочные документы — это документы в электронной форме, которыми оформляют услуги, оказываемые автомобильным и городским наземным электрическим транспортом. Термин был введён федеральным законом № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». 

ЭПД используют при перевозках грузов и пассажиров. Перевозочные документы позволяют зафиксировать погрузку и приём товара, подтвердить заключение договора на перевозку и соответствующие расходы. ЭПД отражают факты хозяйственной жизни, поэтому в сфере перевозок они, в том числе, служат основой для бухгалтерского и налогового учёта. 

Электронные перевозочные документы равнозначны бумажным документам, подписанным собственноручно. Юридическая значимость ЭПД обеспечивается их подписанием усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП), полученной на Госуслугах.    

Узнайте, какие нормативно-правовые акты регламентируют обмен электронными перевозочными документами. Заполните форму и получите обзор законодательства по ЭПД в подарок!

Форматы новых электронных перевозочных документов  

Все четыре электронных документа — электронный путевой лист, электронный договор фрахтования, электронный заказ и электронная заявка — представляют собой файлы в формате XML, связанные между собой в единую цепочку. Эти XML-файлы ещё называют «файлами обмена» или «титулами». 

Каждый титул включает в себя определённый состав сведений о перевозке и подписывается на соответствующем этапе. Форматы электронных перевозочных документов утверждает ФНС России по согласованию с Минтрансом России. 

Электронный путевой лист (ЭПЛ) 

Путевой лист предназначен для учёта и контроля работы транспортного средства и водителя. Документ позволяет зафиксировать информацию о рейсе, состоянии автомобиля, результатах медицинских осмотров водителей и технического осмотра автомобиля. На основании путевого листа начисляют зарплату водителям и производят расчёт себестоимости логистических услуг. А в автомобильных грузоперевозках его предъявляют грузоотправителю для сверки при приёме груза к перевозке. 

Общий порядок оформления бумажного и электронного путевого листа регламентирован приказом Минтранса от 28 сентября 2022 года № 390, новая редакция которого вступила в силу 1 сентября 2023 года.     

Формат ЭПЛ утверждён приказом ФНС России от 17 февраля 2023 года № ЕД-7-26/116@. Правила формирования документа и схемы обмена описаны в постановлении Правительства России от 21.05.2022 № 931.  

Когда электронные путевые листы станут обязательными и как к этому подготовиться? Бесплатно скачайте запись вебинара и получите ответы на эти вопросы.

Для электронного путевого листа предусмотрено шесть файлов обмена. Четыре должны входить в состав цепочки всегда. А другие два обязательны в определённых ситуациях: файл обмена с информацией о техническом осмотре обязателен при выезде автомобиля с парковки, а файл послесменного (послерейсового) медосмотра водителя — при перевозке пассажиров и опасных грузов. 

Документ заполняет владелец автомобиля или арендодатель, если автомобиль был предоставлен в аренду с экипажем. Он же первым и подписывает электронный путевой лист. Затем ЭПЛ передаётся ответственным лицам, которые вносят в него показания одометра и результаты осмотров согласно своему профилю: 

• медицинский работник — фиксирует результаты медицинских осмотров, 

• механик, управляющий автопарком или контролер технического состояния транспортного средства — фиксирует результаты технической проверки автомобиля,

• механик, управляющий автопарком, контролер технического состояния транспортного средства или сам водитель — фиксирует показания одометра в начале и в конце перевозки. 

Профильные специалисты проставляют в электронном путевом листе соответствующие отметки и электронные подписи. 

Понять, что нужно сделать для перехода на электронный путевой лист, поможет наш чек-лист. Заполните форму и скачайте бесплатно!

Электронный договор фрахтования

Договор фрахтования обязует одну сторону (фрахтовщика) предоставить другой стороне (фрахтователю) за плату всю или часть вместимости одного или нескольких транспортных средств на один или несколько рейсов для перевозки грузов, пассажиров и багажа. Договор также заключают при перевозке груза, в отношении которого не ведётся учёт движения товарно-материальных ценностей или с сопровождением представителя грузовладельца. 

Формат электронного договора фрахтования утверждён приказом ФНС России от 13 февраля 2023 года № ЕД-7-26/109@. Он включает в себя два файла обмена. 

Документ заполняет фрахтовщик — юридическое лицо, которое предоставляет фрахтователю транспорт и производит перевозку. 

Фрахтователь и фрахтовщик подписывают свои файлы обмена УКЭП или УНЭП.

Электронный заказ (заявка)

Заказ или заявка представляют собой предварительное соглашение между грузоотправителем и транспортной компанией (перевозчиком) на осуществление перевозки груза автомобильным транспортом, в котором фиксируют её ключевые условия. 

Заявку оформляют при наличии договора об организации об организации перевозок грузов, а заказ — при его отсутствии.   

Заказ и заявка имеют одинаковый электронный формат, утверждённый приказом ФНС России от 13 февраля 2023 года № ЕД-7-26/108@. 

Электронный заказ (заявка) состоит из двух файлов обмена.

Заполнять документ начинает  грузоотправитель — юридическое или физическое лицо, которое заказывает перевозку груза. Грузоотправитель и перевозчик подписывают свои файлы обмена УКЭП или УНЭП. 

Как происходит обмен ЭПД 

Файлы обмена любого электронного перевозочного документа участники документооборота последовательно заполняют, подписывают и направляют операторам информационных систем электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). Операторы, в свою очередь, передают документы и данные в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) и контрагентам.

Оператор ИС ЭПД проверяет:

• соответствие электронного документа формату ФНС России,

• уникальность идентификатора — уникального кода, присвоенного каждому файлу обмена, 

• действительность электронной подписи, которой подписан документ. 

Если были обнаружены ошибки, оператор сообщает о них отправителю, чтобы он сформировал новый корректный файл обмена. Если ошибок нет, оператор ИС ЭПД передаёт документы в ГИС ЭПД и другим участникам документооборота, а затем отслеживает статус обработки. 

Кроме того, оператор ИС ЭПД предоставляет необходимое программное обеспечение для формирования, подписания и обмена электронными перевозочными документами. Сотрудничать можно только с теми операторами ИС ЭПД, которые подтвердили соответствие требованиям Минтранса и входят в реестр ведомства. 

Docrobot — аккредитованный оператор информационной системы электронных перевозочных документов. На платформе можно обмениваться всеми видами ЭПД: электронными транспортными накладными, электронными сопроводительными ведомостями, электронными путевыми листами, электронными договорами фрахтования, электронными заказами-нарядами и электронными заявками (заказами). Для них предусмотрены веб-сервис и разные интеграционные решения, которые позволяют бесшовно внедрить эти документы в документооборот компании. 

Посмотрите наш вебинар, чтобы разобраться, как работать с электронными перевозочными документами и чего ждать в перспективе. Чтобы получить запись, надо только заполнить форму.