Блог Docrobot
Машиночитаемая доверенность с 1 сентября 2023 года: ответы на часто задаваемые вопросы
ЭДО
С 1 сентября 2023 года сотрудникам при подписании электронных документов от имени организации понадобится машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронный аналог бумажной доверенности, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя организации.
Пока идёт переходный период, но с 1 сентября 2023 года машиночитаемая доверенность станет обязательным элементом в электронном документообороте компании при подписании электронных документов усиленной квалифицированной электронной подписью.
Вопросов по работе с МЧД очень и очень много — отвечаем на самые распространённые. А заодно рассказываем, как создавать и подписывать электронный документ в обновлённом личном кабинете Docrobot.
МЧД и законодательство
Будет ли отличаться формат МЧД для B2B и B2G?
В марте 2023 года ФНС России и Минцифры России анонсировали универсальный формат МЧД, который подойдёт для B2B- (с партнёрами по бизнесу) и для B2G-взаимодействия (с госорганами). Познакомиться с ним можно на портале Госуслуг в разделе «Машиночитаемые доверенности».
Что значит зарегистрировать МЧД?
Зарегистрировать машиночитаемую доверенность — это значит добавить документ в блокчейн-систему ФНС России с успешной проверкой данных и присвоением статуса «Активна».
Когда МЧД станет обязательной, электронная подпись юридического лица, которую раньше использовали сотрудники при подписании документов от имени организации, утратит силу. Почему?
Согласно Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ, с 1 сентября 2023 года утратят силу «старые» усиленные квалифицированные электронные подписи, выданные на сотрудников, которые содержат в себе данные владельца-физлица и организации, от имени которой тот выступает. Получить УКЭП на сотрудника организация не сможет, а сотрудники не смогут использовать ранее полученные электронные подписи. Изменения не затронут усиленные квалифицированные электронные подписи, выданные удостоверяющим центром ФНС России на руководителя компании или ИП: такие УКЭП будут действовать до окончания срока действия их сертификата.
С началом осени меняется и схема обмена электронными документами. При подписании электронных документов от имени организации сотрудники будут должны использовать УКЭП физического лица, а не УКЭП, выданную на сотрудника организации. В этом случае им понадобится машиночитаемая доверенность.
До конца августа действует переходный период. В это время сотрудники организации при подписании электронных документов могут работать по любой из двух схем:
1. По старой — использовать ранее выданную УКЭП на сотрудника организации (до 31.08.2023).
2. По новой — подписывать электронные документы личной УКЭП физического лица, полученной в любом аккредитованном удостоверяющем центре, и прикладывать к ним МЧД или доверенность, распечатанную на бумажном носителе (сейчас и после 1 сентября 2023 года).
Сочетание «УКЭП физического лица + МЧД» станет (назовём это так условно) заменой УКЭП, выданной на сотрудника организации.
Все сотрудники должны получить машиночитаемую доверенность?
Новые правила касаются сотрудников, которые участвуют в юридически значимом документообороте компании: сдают отчётность в электронной форме, взаимодействуют с налоговой и госструктурами, участвуют в торгах или подписывают документы с контрагентами.
Таким сотрудникам в соответствии с 63-ФЗ от 06.04.2011 с 1 сентября 2023 года при подписании электронных документов от имени компании с помощью УКЭП физического лица работодатель обязан оформить машиночитаемую доверенность с указанием полномочий такого сотрудника и срока действия МЧД.
Актуальна ли МЧД для усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП)?
Машиночитаемая доверенность обязательна только для усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Для УНЭП выпускать МЧД необязательно.
Что такое классификатор полномочий и зачем он нужен?
Классификатор призван определить полномочия сотрудника для их корректного отображения в машиночитаемом виде.
Классификатор полномочий будет содержать перечень полномочий, которые указываются в машиночитаемой доверенности. Каждое полномочие содержит наименование, дату включения в классификатор и уникальный идентификационный номер.
Обязанность вести и заполнять классификатор возложена на Минцифры России. Порядок формирования классификатора определён приказом Минцифры от 18.08.2021 № 856.
Как добавить МЧД к юридически значимым документам при их подписании?
Стандартно при подписании, например, универсальных передаточных документов (УПД), машиночитаемая доверенность передаётся вместе с ними в формате XML.
Дополнительно Минцифры России совместно с ФНС России планируют обновить XSD-схему для юридически значимых документов и добавить в неё возможность прикреплять МЧД.
Какие данные руководителя организации следует указать при оформлении МЧД?
Сейчас действуют две версии XSD-схемы МЧД (2-я и 3-я), которые можно использовать для обмена.
-
Для 2-й версии необходимо указывать ФИО руководителя организации, дату рождения, наименование документа, подтверждающего полномочия, гражданство, должность, ИНН и СНИЛС.
-
Для 3-й версии необходимо указывать ФИО руководителя организации, должность, ИНН и СНИЛС.
МЧД в личном кабинете Docrobot
Где можно создать МЧД?
Создать машиночитаемую доверенность можно с помощью конструктора в личном кабинете Docrobot. Для работы с МЧД достаточно перейти во вкладку «Доверенности», нажать кнопку «Добавить доверенность» и создать документ. Затем необходимо указать дату и заполнить данные доверителя.
Личный кабинет Docrobot будет платным?
Личный кабинет Docrobot подключается бесплатно в рамках вашего текущего тарифа.
Как личный кабинет позволяет прикреплять машиночитаемую доверенность к электронным документам?
В личном кабинете МЧД можно прикрепить к электронным документам в виде метаданных посредством файла Description или через блок инфополей (ИнфПолФхж1). К 1 сентября будет реализована пакетная отправка машиночитаемой доверенности — передача МЧД в формате XML вместе с подписанным документом.
Передача МЧД в виде метаданных — как устроен механизм?
Если в файле Description обозначить связь между между документом и машиночитаемой доверенностью, МЧД будет автоматически передаваться вместе с каждым УПД, подписанным электронной подписью.
Чтобы использовать этот способ передачи МЧД, в файле Description нужно прописать код, указанный в таблице.
Имя файла Description для МЧД представляет собой последовательность R_T_A_O_GGGGMMDD_N.xml, которая формируется из следующих элементов:
-
R_T — префикс, принимающий значение Description.
-
A — идентификатор получателя файла обмена (префикс оператора ЭДО + GUID).
-
O — идентификатор отправителя файла обмена (префикс оператора ЭДО + GUID)
-
GGGG — год формирования передаваемого файла обмена, MM — месяц, DD — день.
-
N — 36-символьный глобально уникальный идентификатор (GUID), принимающий значения идентификатора GUID основного документа.
-
XML — расширение имени файла обмена, от имени файла основного документа его должен отличать только префикс Description.
ПРИМЕР :
-
DESCRIPTION_2LDEC6625EA-92F6-49A1-AB2B-E25D5CF67DBD_2LD8A1A5B50-28FB-49CD-A074-6C1CB631A279_20221230_247056ab-a524-40b0-873e-e26ecb96e4e6.xml
Для документов, которые передаются в виде архива, файл Description нужно поместить в архив с основным документом. Для файлов, которые передаются в виде XML-файлов, файл Description следует отправить вместе с основными файлами в виде отдельного XML.
Как будет выглядеть МЧД в скачанном архиве при передаче в виде метаданных?
Если вы скачиваете документы по API или через веб-интерфейс, МЧД внутри полученной ZIP-папки будет находиться в виде файла XML.
Нужно ли дополнительное соглашение при работе с метаданными?
Статьи 17.2 и 17.5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ гласят: доверенность представляется посредством её включения в пакет электронных документов, если иной порядок представления такой доверенности не предусмотрен соглашением. Таким образом, дополнительное соглашение не требуется только при пакетной отправке.
Какой способ отправки машиночитаемой доверенности используется по умолчанию?
В веб-версии по умолчанию будет использоваться пакетная отправка МЧД. Этот же способ рекомендован при работе с API.
Где будут храниться созданные доверенности?
МЧД, зарегистрированные в блокчейн-системе ФНС России, в ней же и хранятся. При необходимости можно по номеру запросить у ведомства нужную доверенность.
В личном кабинете хранятся все доверенности, которые были в нём созданы. Также в личном кабинете хранятся МЧД, добавленные по номеру из реестра машиночитаемых доверенностей ФНС России.
Для работы с юридическими значимыми документами достаточно хранить информацию по номеру МЧД, периоду действия и ИНН организации, от имени которой она была выдана. Эти данные позволят передавать машиночитаемые доверенности в файле Description, с помощью которого будет происходить обмен документами.
Все выпущенные через личный кабинет МЧД будут автоматически отправляться на регистрацию в блокчейн-систему ФНС России. Статус регистрации тоже можно отследить в личном кабинете. Если понадобится, машиночитаемую доверенность можно скачать и хранить на локальном компьютере.
Как указать полномочия, которых нет в классификаторе от Минцифры России?
Полномочия, которых нет в классификаторе, следует указать вручную в специальном предусмотренном для этого поле. До публикации от Минцифры России единого классификатора такие полномочия могут указываться в свободной форме и не могут быть проверены системой Docrobot.
Возможно ли интегрировать МЧД в учётную систему?
Интеграция МЧД возможна с помощью API: нужно скачать файл доверенности и загрузить его в учётную систему. По API можно получать данные из МЧД и сам файл доверенности.
При регистрации МЧД через API в случае успешной отправки сервер вернёт сведения по доверенности из блокчейн-системы:
-
poaId — хеш доверенности.
-
poaNumber — номер доверенности.
-
issuerInn — ИНН доверителя.
-
txId — уникальный идентификатор транзакции.
Более детально познакомиться с интеграцией МЧД по API можно в спецификации. Чтобы получить спецификацию, обращайтесь в отдел интеграции Docrobot.
Как следует доработать учётную систему под машиночитаемую доверенность?
Учётная система должна уметь формировать файл Description в зависимости от подписи, которой подписан документ. Например, если подписантов несколько, и для каждого из них выдана отдельная МЧД, учётная система должна распознавать, какая доверенность для какого из подписантов должна быть отправлена.
Ещё нужно проследить, чтобы в учётной системе сохранялись номер МЧД, период её действия и ИНН доверителя.
При работе по API пропустит ли система документ без МЧД, но подписанный электронной подписью директора?
При работе с API передача файла МЧД опциональна.
-
Если для подписания выбрана электронная подпись генерального директора, после получения файлов система вернёт статус обработки документа.
-
Если файл документа сформирован корректно и сертификат ему соответствует, документ, подписанный электронной подписью, выданной от организации на собственника, будет доставлен получателю без машиночитаемой доверенности.
Будет ли реализована обработка МЧД по FTP-каналу?
Обработка МЧД по FTP-каналу уже реализована. Настроить её вам поможет отдел интеграции. Там же вы сможете получить описание и примеры документов.
Когда будут введены проверки МЧД для интеграционных решений?
Проверки МЧД начнут действовать с 1 сентября. Для розничных сетей, которые пройдут тестирование и будут готовы перейти с партнёром на продуктивный обмен, эта опция будет доступна раньше.
Интегрироваться с узлом ФНС России для регистрации машиночитаемых доверенностей могут только провайдеры?
Интеграция с узлом ФНС Россия доступна только провайдерам. Пользователи могут зарегистрировать машиночитаемую доверенность прямо на сайте регулятора или с помощью инструментов, предоставленных провайдером.
Docrobot подключает регистрацию МЧД через API — это позволяет регистрировать доверенности в блокчейн-системе ФНС России и получать данные по документу.
МЧД: отзыв, передоверие и другие сценарии
Можно ли в личном кабинете отозвать МЧД?
В личном кабинете предусмотрен функционал для отзыва МЧД — для этого достаточно выделить опцию галочкой. Более того, можно посмотреть список отозванных доверенностей.
Как передоверить машиночитаемую доверенность?
Уполномоченное лицо с правом выдачи МЧД может передать такое право доверенному лицу. При передоверии подписант МЧД и руководитель компании будут разными лицами.
Личный кабинет позволяет выпускать доверенности с правом передоверия. Для этого также предусмотрена галочка. После регистрации МЧД лицо, получившее право выдачи МЧД, сможет передавать его сотрудникам компании.
При выпуске дочерней доверенности доверителя нужно указать в качестве физического или юридического лица?
При передоверии в основной доверенности доверителем будет выступать юридическое лицо. В дочерней доверенности доверителем будет физическое лицо, которое имеет право на передоверие.
Распечатанная на бумаге МЧД выглядит как обычная доверенность со штампом электронной подписи?
В личном кабинете у вас есть возможность распечатать МЧД. В печатной форме будут отражены информация о доверителе и доверенном лице, полномочиях и штамп с электронной подписью доверителя.
Можно ли в личном кабинете подписать документ при отсутствии прав на это?
Все доверенности, созданные и подписанные в личном кабинете, проходят дополнительную проверку в блокчейн-системе ФНС России. Система верифицирует право подписания и выдачи доверенности.
С 1 сентября 2023 года подписать и передать юридически значимые документы без наличия МЧД будет нельзя. До выпуска единого классификатора полномочий отправители и получатели будут сами проверять указанные в МЧД полномочия, которые дают право на подписание электронного документа.
Что будет происходить с некорректными МЧД?
МЧД, у которых истёк срок действия, не прошедшие валидацию, не зарегистрированные в системе ФНС России или не подтвердившие принадлежность к файлу подписи, не будут обрабатываться на платформе Docrobot и не будут доставлены адресатам. Для файлов, не прошедших валидацию, система будет отображать ошибку. Допустившие ошибку пользователи получат рассылку с текстом ошибки.
Что входит в проверку машиночитаемой доверенности?
Docrobot будет проверять статус машиночитаемой доверенности в блокчейн-системе ФНС России, срок действия и принадлежность МЧД к файлу подписи, прикреплённому к документу. По законодательству провайдер не обязан выполнять перечисленные проверки, но Docrobot будет принимать все необходимые меры для подтверждения подлинности документа. При этом ответственность за достоверность данных и электронной подписи лежит на отправителе и получателе.
Можно ли загрузить на платформу уже имеющуюся МЧД в формате XML?
Работая на веб-платформе или в личном кабинете, вы можете загрузить МЧД, ранее зарегистрированную в блокчейн-системе ФНС России. Для этого нужен только её номер.
Можно ли использовать машиночитаемую доверенность, выпущенную в другом сервисе?
При работе с продуктами Docrobot вы можете использовать МЧД, выпущенную в другом сервисе. Обязательное условие — она должна быть зарегистрирована в блокчейн-системе ФНС России.
В этом случае необходимо отправить документ с МЧД в виде метаданных. Система автоматически загрузит доверенность в ваш личный кабинет и проверит статус МЧД в блокчейн-системе ФНС России, если переданная в файле Description доверенность выдана на физическое лицо из файла подписи.
