С 1 марта 2023 года вступили в силу изменения федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», которые закрепили возможность обмениваться путевым листом в электронном виде. Формат электронного документа утверждён приказом ФНС России от 17 февраля 2023 года № ЕД-7-26/116@. 

Что представляет собой электронный путевой лист и какие есть требования к формату — узнайте из инструкции. 

Зачем нужен электронный путевой лист 

Электронный путевой лист, как и его бумажная версия, предназначен для учёта и контроля работы водителя и автомобиля. Документ позволяет зафиксировать результаты медицинских осмотров водителей и технического осмотра автомобиля, маршрут и пробег. 

Путевой лист служит первичным документом, на основании которого можно сделать расчёт себестоимости транспортных услуг и начислить зарплату водителям. Также документ может быть истребован налоговой при камеральной или выездной проверке.      

В автомобильных грузоперевозках водитель или транспортная компания (перевозчик) предъявляют путевой лист грузоотправителю для сверки при приёме груза (приказ Минтранса от 28.09.2022 № 390). При этом документ может быть оформлен в любом виде — электронном или на бумаге.   

Кто оформляет  

Документ оформляет владелец автомобиля. Если автомобиль был передан в аренду с экипажем, тогда обязанность создать и заполнить путевой лист возлагается на арендодателя. 

Кто подписывает 

Первым электронный путевой лист подписывает владелец автомобиля, создавший документ. Также отметки в документе и свои подписи ставят профильные специалисты, каждый из которых отвечает за свою часть подготовки путевого листа: 

• медицинский работник — отвечает за медосмотр, 

• механик, управляющий автопарком или контролер технического состояния транспортного средства — отвечает за техническую проверку автомобиля, 

• механик, управляющий автопарком или контролер технического состояния транспортного средства — отвечает за фиксацию показаний одометра при старте и завершении рейса. 

Если нет штатного медицинского работника, медицинский осмотр можно поручить  внешней организации с соответствующей лицензией. 

Как работать с электронным путевым листом? Скачайте гайд по ЭПЛ и получите подробный ответ!

Получить

Формат электронного путевого листа: какие титулы включает  

Аналогично электронной транспортной накладной (ЭТрН), электронный путевой лист представляет собой цепочку связанных друг с другом XML-файлов. Они же — файлы обмена или титулы.   

Для ЭПЛ предусмотрено шесть файлов обмена. Четыре из них присутствуют в цепочке всегда, ещё два — обязательны в определённых ситуациях.    

Титул 1 — об обстоятельствах и особенностях рейса

Обязательный титул (основной)  

По общему правилу титул формирует и подписывает владелец транспортного средства. Если автомобиль предоставляется в аренду с экипажем, обязанность создать и подписать первый титул лежит на арендодателе.    

Включает сведения: 

• о лице, оформившем путевой лист,

• о сроке действия путевого листа,

• о транспортном средстве,

• о водителе,

• о виде перевозки,

• о виде сообщения.

Титул 2 — о результатах предсменного, предрейсового медицинского осмотра водителя

Обязательный титул 

Подписывает медицинский работник. Сотрудник может работать в штате компании владельца автомобиля или в штате внешней организации, которая взяла на себя медосмотр. 

Включает сведения: 

• о медицинском работнике и медицинской организации, 

• о водителе транспортного средства, 

• о дате и времени медосмотра,

• о результатах медосмотра. 

Титулов 2 может быть несколько — для каждого водителя, участвующего в перевозке. 

Титул 3 — о результатах предрейсового контроля технического состояния транспортного средства 

Титул обязателен, если транспортное средство выезжает с парковки 

Подписывает сотрудник, ответственный за техническое состояние и безопасную эксплуатацию транспортного средства, которого назначает владелец автомобиля: механик, управляющий автопарка, контролер технического состояния транспортного средства или другой профильный специалист. 

Включает сведения:

• о должностном лице, ответственном за техническое состояние и безопасную эксплуатацию транспортного средства. 

• о дате и времени предрейсового контроля технического состояния транспортного средства,

• о результатах технического осмотра, 

• о дате и времени выпуска транспортного средства на линию. 

Титул 4  — о показаниях одометра при выезде транспортного средства с парковочного места или приёме от другого водителя

Обязательный титул 

Подписывает ответственный сотрудник, уполномоченный владельцем автомобиля на снятие показаний одометра: механик, управляющий автопарка, контролер технического состояния транспортного средства или другой профильный специалист.   

Включает сведения: 

• о дате и времени выезда с парковки или приёма транспортного средства, 

• о показаниях одометра при выезде с парковки или приёме транспортного средства от другого водителя.

Титул 5 — о показаниях одометра при заезде транспортного средства на парковку или сдаче другому водителю   

Обязательный титул 

Подписывает ответственный сотрудник, уполномоченный владельцем автомобиля на снятие показаний одометра: механик, управляющий автопарка, контролер технического состояния транспортного средства или другой профильный специалист.   

Включает сведения: 

• о дате и времени заезда транспортного средства на парковку или сдачи транспортного средства другому водителю, 

• о показаниях одометра при заезде парковку или сдаче другому водителю.

Титул 6 — о результатах послерейсового медицинского контроля

Титул обязателен в отдельных ситуациях, предусмотренных российским законодательством   

Медицинский осмотр после окончания рейса становится обязательным в определённых ситуациях: например, при перевозке пассажиров или перевозке опасных грузов. Поэтому шестой титул может отсутствовать. 

Подписывает медицинский работник. Сотрудник может работать в штате компании владельца автомобиля или в штате внешней организации, которая взяла на себя медосмотр. 

Включает сведения: 

• о медицинском работнике и медицинской организации, 

• о водителе транспортного средства, 

• о дате и времени медосмотра,

• о результатах медосмотра. 

Титулов 6 может быть несколько — для каждого водителя, участвующего в перевозке. 

Как следует подписывать ЭПЛ 

Владелец автомобиля и ответственные специалисты подписывают свои титулы усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП). 

Медицинские титулы (второй и шестой) могут быть подписаны только УКЭП. А все остальные титулы (собственника, механика, контролера при заезде и выезде автомобиля) могут быть подписаны УКЭП или УНЭП. 

УКЭП можно получить на Госуслугах или в любом аккредитованном удостоверяющем центре. УНЭП должна быть выдана Госуслугами — только в этом случае подпись считается действительной. 

Как происходит обмен 

Титулы ЭПЛ, как и титулы электронной транспортной накладной, участники перевозки последовательно заполняют и направляют с помощью операторов ИС ЭПД в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). 

Первые четыре титула передаются одновременно перед началом рейса. Пятый и шестой отправляются после завершения рейса.   

Электронный путевой лист должен быть сформирован для каждого транспортного средства, задействованного в грузовых или пассажирских перевозках. При этом можно создать один ЭПЛ на несколько рейсов или даже на несколько водителей, если они управляют одним автомобилем. 

Общий порядок оформления бумажного и электронного путевого листа описан в приказе Минтранса от 28 сентября 2022 года № 390, вступившем в силу 1 марта 2023 года. Алгоритм работы именно с электронной версией документа устанавливает постановление Правительства России от 21.05.2022 № 931. Постановление содержит схемы обмена ЭПЛ и регламентирует правила передачи документа и сведений из него в ГИС ЭПД.

Где работать с документом 

Работа с электронным путевым листом, как и с другими электронными перевозочными документами, возможна только через аккредитованного Минтрансом оператора информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). 

Чтобы начать обмениваться ЭПЛ, нужно выбрать оператора из реестра ведомства и заключить с ним договор. Оператор ИС ИПД решает сразу несколько задач:

• связывает участников перевозки с ГИС ЭПД, обеспечивая взаимодействие между ними, 

• проверяет электронный документ на соответствие требованиям регуляторов, 

• предоставляет сервис для удобной работы с ЭПЛ с полным набором необходимых инструментов. 

Docrobot — аккредитованный оператор ИС ЭПД. Платформа позволяет в одном окне передавать электронные перевозочные документы в ГИС ЭПД и обмениваться ими с контрагентами. Работать можно прямо из браузера через веб-интерфейс без установки дополнительных программ. А можно интегрировать сервис в свою 1C или в другую учётную систему по API или FTP и максимально адаптировать его под запросы компании.   

Оператор запустил пилотный проект по обмену электронным путевым листом и приглашает присоединиться. 

Узнать подробнее, как перейти на электронный путевой лист, вам поможет наш чек-лист. Чтобы скачать чек-лист, оставьте заявку на консультацию.

Записаться на консультацию