С 1 марта 2023 года путевой лист можно оформлять в электронном виде. Разбираемся, как выглядит электронный документ, из чего состоит и как его правильно оформлять. 

Что такое электронный путевой лист и зачем нужен 

Электронный путевой лист (ЭПЛ) — цифровой аналог бумажного путевого листа, документа, предназначенного для контроля за водителем и автомобилем. В нём фиксируют маршрут, пробег, информацию о техническом состоянии машины и другие ключевые показатели. 

Путевой лист нужен, прежде всего, транспортной компании и заказчику перевозки. Документ подтверждает, что водитель успешно прошёл медосмотр, а автомобиль — техническую проверку. 

Путевой лист может выполнять функцию первичного документа. Он позволяет: 

• сделать расчёт стоимости услуг, 

• обосновать необходимость аренды или лизинга,  

• начислять зарплату водителям, 

• уменьшить налогооблагаемую базу. 

Согласно федеральному закону от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», путевой лист можно использовать в грузоперевозках на любые расстояния или во внутригородских, пригородных, междугородных пассажирских перевозках на маршрутных такси, автобусах, трамваях и троллейбусах.  

Будьте в курсе актуальных тенденций в автомобильных грузоперевозках. Получите запись вебинара по цифровизации логистики в подарок!

Получить

Законодательная база

Возможность обмениваться путевым листом в электронном формате закреплена в федеральном законе № 259-ФЗ. Но пока это право, а не обязанность: компании по-прежнему могут оформлять документ на бумаге, если им так удобнее. 

Порядок формирования электронного путевого листа описан в приказе Минтранса от 28 сентября 2022 года № 390, вступившем в силу 1 марта 2023 года. В приказе перечислен обновленный состав сведений, которые следует в него включать. Причём эти требования распространяются на оба типа путевых листов — бумажные и электронные. 

Журнал регистрации путевых листов

Приказ №390 отменяет необходимость регистрировать путевые листы в журнале регистрации, установленную приказом Минтранса №368. Этот журнал можно было вести в электронной или бумажной форме. Однако в приказе Минтранса №390 вообще не упоминается такой журнал. Поэтому отказаться от него или продолжать заполнять, решать самому перевозчику. В то же время журнал нужно хранить в течение пяти лет, даже если он уже не ведётся. 

Формат электронного путевого листа 

Формат электронного путевого листа утверждён приказом ФНС России от 17 февраля 2023 года № ЕД-7-26/116@.

Документ представляет собой файл в формате XML, который состоит из титулов (файлов обмена).

Кто подписывает электронный путевой лист

Титулы электронного путевого листа участники перевозки подписывают усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП) или усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), которые можно получить в удостоверяющем центре или в мобильном приложении «Госключ». 

Обязанность оформить документ лежит на владельце транспортного средства или транспортной компании, ответственной за перевозку. Именно перевозчик создаёт путевой лист, заполняет основные поля (титул «Об обстоятельствах и особенностях рейса») и подписывает их. Затем профильные специалисты заполняют и подписывают соответствующие титулы. В ЭПЛ свои метки проставляют: 

Медработник. Медицинский работник проводит предсменный или предрейсовый  медосмотр и ставит отметку о его результатах. После окончания рейса медик тоже может провести медосмотр. Дополнительный осмотр обычно организуют по желанию перевозчика, но если это была пассажирская перевозка или перевозка опасных грузов, он становится обязательным. Во всех этих случаях специалист указывает дату и время осмотра, с помощью электронной подписи подтверждая, что он состоялся. 

Если штатного медика нет, медосмотр можно поручить внешней медицинской  организации с действующей лицензией. 

Сотрудник, ответственный за техническое состояние автомобиля. Механик, управляющий автопарка или другой специалист, который отвечает за техническое состояние транспорта, проводит техосмотр и решает, допустить или не допустить выход автомобиля на рейс. Он тоже ставит свою подпись, отметку, дату и время техосмотра. 

Сотрудник, ответственный за показания одометра. Показания одометра —  прибора, измеряющего пройденное автомобилем расстояние, — может зафиксировать контролер технического состояния транспортного средства или сам механик. Сотрудник вносит данные одометра при выезде автомобиля с парковки, указывая дату и время отбытия. То же самое он делает при возвращении.

Узнайте, как работать с электронным путевым листом в 2023 году. Заполните форму и получите гайд по ЭПЛ в подарок!

Получить

Как обмениваться документом 

Электронный путевой лист должен быть сформирован для каждого автомобиля, задействованного в грузовых или пассажирских перевозках. Это актуально, даже если речь идёт о транспорте, переданном в аренду с экипажем. 

ЭПЛ, как и электронные транспортные накладные (ЭТрН), направляются в ГИС ЭПД — государственную информационную систему электронных перевозочных документов. Система хранит путевые листы, определяет статус их обработки, проверяет электронную подпись и передаёт информацию в федеральные органы исполнительной власти. 

Общая схема документооборота с ЭПЛ выглядит так: 

1. Владелец автомобиля создаёт электронный путевой лист, заполняет и подписывает титул «Об обстоятельствах и особенностях рейса». 

2. Медработник проводит медосмотр, ставит в ЭПЛ отметку о прохождении предрейсового осмотра водителя и свою подпись. 

3. Сотрудник, ответственный за техническое состояние автомобиля, проводит техосмотр, ставит подпись и отметку о прохождение предрейсового осмотра транспортного средства.

4. Уполномоченный сотрудник фиксирует показания одометра, ставит подпись.                  

Все данные и титулы последовательно передаются в ГИС ЭПД. Первые четыре титула отправляются одновременно (пакетом), а пятый и шестой — вместе или по отдельности. Шестой титул — опциональный, поэтому его вообще может не быть.

Путевой лист можно оформить более чем на один день. Тогда в нём нужно обозначить даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого он будет быть использован.  

Если предполагается несколько рейсов, можно создать один путевой лист. Но в документе следует указать все рейсы. Если несколько водителей управляют одним автомобилем, можно подготовить отдельный ЭПЛ для каждого водителя или один документ для всех. 

Где создать ЭПЛ

Чтобы оформлять путевые листы в электронном виде, нужно заключить договор с аккредитованным оператором информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), который входит в реестр Минтранса. 

Docrobot — аккредитованный оператор ИС ЭПД. На платформе можно обмениваться электронными транспортными накладными, электронными сопроводительными ведомостями и электронными заказами-нарядами. В ближайшее время появятся другие перевозочные документы, формат которых утверждён ФНС России.

Операторы ИС ЭПД — это компании-разработчики решений для электронного документооборота (ЭДО). Они выступают связующим звеном между участниками грузоперевозок и ГИС ЭПД, обеспечивая взаимодействие между ними. 

Оператор, прежде всего, предоставляет сервис для работы с электронным путевым листом. Помимо этого, он отправляет документ в ГИС ЭПД и возвращает его перевозчику при обнаружении ошибок и несоответствии формату. 

Переходите на электронный путевой лист вместе с Docrobot и присоединяйтесь к пилотному проекту по передаче документа в ГИС ЭПД. Оставьте заявку и получите шпаргалку по работе с ЭПЛ!

Присоединиться