Каждый год в электронном документообороте выделяются технологии и области, которые определяют развитие всего ЭДО на ближайшие несколько лет. Ключевые направления 2023-го года — в обзоре. 

Электронная подпись (ЭП)

Электронная подпись — информация в электронной форме, уникальный код, который используется для подтверждения лица, подписывающего электронный документ. Подписание электронных документов электронной подписью призвано заменить собственноручную подпись на бумаге и сократить временные затраты, связанные с оформлением документов. 

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) обеспечивает юридическую значимость электронных документов, подтверждает их целостность и неизменность. Такой подписью можно подписать налоговую отчётность, накладные, счета-фактуры, акты, договоры и другие электронные документы. Документы, подписанные УКЭП, принимают операторы электронных площадок, банки и государственные структуры. 

Согласно «Концепции развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности» планируется внедрить возможность удалённого хранения закрытого ключа электронной подписи. Предполагается, что мера поможет снизить издержки, отследить историю действий и отказаться от распространённых носителей ЭП. И самое главное — она позволяет подписывать электронные документы удалённо с любого устройства. 

Появилась возможность направить запрос на перевыпуск квалифицированного сертификата электронной подписи, подписав его с помощью неистёкшего сертификата УКЭП, который ранее был выдан удостоверяющим центром ФНС России. Но сделать это можно только в том случае, если на руках уже есть действующий сертификат УКЭП, полученный в УЦ ФНС России, а данные компании не менялись. 

Ещё одна новинка — автоматическая подпись оператора информационной системы.  Это так называемая «Обезличенная электронная подпись». Она представляет собой электронную подпись, сертификат которой содержит указание только на юридическое  лицо — оператора информационной системы, выступающего владельцем сертификата. Обезличенная подпись применяется только для автоматического создания информационной системой электронной подписи в электронном документе. Такой подписью могут пользоваться только операторы информационных систем и только для автоподписания электронных документов. 

Машиночитаемые доверенности (МЧД) 

Машиночитаемая доверенность — доверенность в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью, которая даёт право поверенному (например, сотруднику) подписывать документы от имени доверителя (например, компании). 

МЧД должна обеспечить бо́льшую прозрачность и безопасность при подписании электронных документов уполномоченными на такое подписание лицами. Сейчас сотрудник компании подтверждает право на подписание, прикрепляя бумажную скан-копию доверенности. С этим связано много неудобств: сканы часто теряются, а если сотрудник уволился, узнать об можно только по запросу в компанию. 

Машиночитаемая доверенность сокращает риски. Информационная система отображает статус МЧД. Сотрудник подписывает электронные документы электронной подписью, а МЧД подтверждает его полномочия на такое подписание. Руководитель компании может отозвать машиночитаемую доверенность в любой момент — это отражается в информационной системе.  

Поддержка МЧД в информационных системах работает, в том числе, по технологии блокчейна в рамках эксперимента ФНС, который стартовал в августе 2021-го года. 

С весны 2023-го года началась активная подготовка к внедрению машиночитаемой доверенности. В марте был опубликован универсальный формат МЧД, единый для B2B- (с партнёрами по бизнесу) и для B2G-взаимодействия (с госорганами). 

1 сентября 2023-года машиночитаемая доверенность стала обязательной при подписании электронных документов физическим лицом от имени организации. При этом сертификатами юридических лиц, выданными от организации, сотрудники могут пользоваться до 31 августа 2024 года. Но получить новый такой сертификат уже не получится — с 1 сентября удостоверяющие центры прекратили их выдачу. 

Сейчас продолжается доработка инфраструктуры для документооборота с МЧД. Для работы с машиночитаемой доверенностью ФНС России создала специальный портал, а для хранения — единое блокчейн-хранилище с поддержкой универсального формата. Готовится к выпуску классификатор полномочий. 

К проекту по обмену МЧД на базе блокчейна присоединились представители крупного бизнеса, операторы ЭДО, коммерческие банки, Банк России, Федеральное казначейство, Федеральная нотариальная палата, Федеральная таможенная служба, Росстат, Росалкогольрегулирование, АО «Госзнак», АО «Почта России». 

Популярность МЧД тоже растёт. По данным аналитического центра Ассоциации РОСЭУ на март 2023-го года, с помощью машиночитаемой доверенности подписано более 8,1 миллиона документов. Количество уникальных доверителей уже составляет более 29 тысяч и будет только увеличиваться. 

Узнайте, как работать с машиночитаемой доверенностью. Заполните форму и получите памятку по МЧД в подарок!

ЭДО в логистике  

Электронный документооборот в транспортной отрасли призван оптимизировать бизнес-процессы, сделать их прозрачными внутри компании и при взаимодействии с контрольно-надзорными органами, повысить уровень безопасности на дороге за счёт исключения человеческого фактора и верификации данных.                       

Один из основных инструментов цифровизации документооборота в логистике  —  электронная транспортная накладная (ЭТрН), цифровой аналог бумажной накладной, который подтверждает заключение договора на транспортные услуги и позволяет грузоотправителю обосновать расходы на перевозку.  

Электронный документ по сравнению с бумажным обладает гораздо бо́льшими возможностями. Формирование ЭТрН обычно занимает не больше минуты, а благодаря удобной системе фильтров по разным параметрам найти документ в системе можно за несколько секунд. Риск потери минимальный: электронные транспортные накладные хранятся в облачном электронном архиве с круглосуточным доступом, ежедневно создаются резервные копии. Статусы помогают отследить подписание в режиме реального времени и сразу узнать о передаче груза получателю.   

Отправной точкой для развития ЭТрН послужил эксперимент Минтранса в 2020 году, в котором участвовали операторы электронного документооборота, торговые сети и транспортные компании. В 2022-м работа была продолжена: вступили в силу изменения федерального закона от 08.11.2007 №259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». Поправки официально разрешили обмениваться транспортными накладными в электронном формате. 

1 сентября 2022-го года была запущена ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов, которая консолидирует данные об автомобильных грузоперевозках и предоставляет их контролирующим органам для проверок.  

Участники перевозок взаимодействуют с ГИС ЭПД не напрямую, а с помощью операторов информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), выступающих связующим звеном. Операторами ИС ЭПД могут стать компании-разработчики решений для электронного документооборота (ЭДО): для этого им нужно подтвердить соответствие требованиям и получить аккредитацию Минтранса. 

Docrobot — аккредитованный оператор ИС ЭПД. На платформе Docrobot можно обмениваться электронными транспортными накладными, электронными сопроводительными ведомостями и электронным заказами-нарядами.     

С 1 марта 2023-го года был расширен список перевозочных документов, которые можно оформлять в электронном виде и передавать через ГИС ЭПД: в него включили электронный путевой лист, электронный договор фрахтования, электронный заказ (заявку). Соответствующие изменения были внесены в закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ, а форматы документов утверждены приказами ФНС России: от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@, от 13.02.2023 № ЕД-7-26/109@, от 13.02.2023 № ЕД-7-26/108@.    

Заполните форму и получите чек-лист для перехода на электронный путевой лист в подарок!

На 2023-й год Минтранс поставил амбициозную задачу — привлечь к проекту как можно больше участников рынка. На этом этапе бизнес может использовать ЭТрН добровольно.    

На 2024-й год анонсирован «отраслевой императив»: это значит, что электронная транспортная накладная и электронный путевой лист могут стать обязательными для отдельных категорий перевозок. К этому же времени по прогнозам ФНС России 70% транспортных накладных должны передаваться в электронном виде.        

Ещё одно приоритетное направление — развитие технологии роуминга для электронных перевозочных документов. Роуминг позволит контрагентам, подключенным к разным операторам ИС ЭПД, легко передавать друг другу документы и данные. Предполагается, что процесс будет настолько простым и надёжным, как будто обмен происходит внутри одной системы. 

Сейчас технология находится на стадии тестирования. А ФНС России даже рассматривает возможность сделать поддержку роуминга при обмене электронными перевозочными документами обязательным условием аккредитации операторов ЭДО и включения в реестры. 

Docrobot успешно протестировал роуминг с операторами «Такском» и Ediweb и обменялся с ними обязательными титулами электронной транспортной накладной.

Планы государства по цифровизации отрасли не ограничиваются только автомобильными грузоперевозками. К 2025-му Минтранс рассчитывает подключить к ГИС ЭПД железнодорожный, авиационный, морской и речной транспорт — это станет предпосылкой для создания единого информационного пространства и бесшовного электронного документооборота в мультимодальных перевозках.  

Прослеживаемость

Прослеживаемость — это национальная система учёта и хранения сведений о товарах, которые ввозят в Россию из-за рубежа, и операций, совершаемых с этими товарами. С 1 июля 2021-го года, когда завершился двухлетний добровольный эксперимент, электронный документооборот для прослеживаемых товаров стал обязательным (Федеральный закон № 371-ФЗ от 09.11.2020). 

С 1 января 2023-го года вступил в силу приказ ФНС России от 08.07.2022 № ЕД-7-15/636@, который утверждает порядок передачи сведений по прослеживаемым товарам. Теперь операторы электронного документооборота обязаны ежедневно направлять в ФНС России электронные документы, содержащие реквизиты прослеживаемости: счета-фактуры, УПД и корректировочные документы. За невыполнение этой функции оператор ЭДО может быть исключён из реестра операторов ФНС.  

Оператор ЭДО, с которым компания заключила договор, передаёт электронные документы в автоматизированную информационную систему ФНС (АИС ФНС) в виде объединённого архива — транспортного контейнера. 

Формировать контейнер следует в соответствии с утверждённым ведомством форматом. Перед этим оператор проверяет документы на ошибки и устраняет их, если обнаружит. 

Прослеживаемость касается импортёров и всех участников товарооборота, которые перепродают, передают, утилизируют, конфискуют или вывозят продукцию из страны.  По задумке, система сократит контрафакт и серый импорт, сделает операции более прозрачными, повысит собираемость налогов и таможенных платежей. 

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) 

Автоматизация кадрового документооборота и работы с персоналом — ещё одно важное направление развития ЭДО. Кадровые электронные документы предлагают много преимуществ: прозрачные HR-процессы, минимум ручного труда, оперативные обмен и согласование, значительную экономию на хранении, печати и доставке. Планируют или уже перешли на КЭДО более 70% компаний.  

Согласно Федеральному закону от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» работодатели с 1 января 2022-го года могут полностью отказаться от бумажных документов и вести кадровый учёт в электронном виде.  

Бизнес сам решает, стоит ли переходить на КЭДО. Компании, которым удобнее оформлять документы на бумаге, могут продолжать делать это привычным способом. 

С 1 марта 2023-го года начали действовать единые требования к составу и формату кадровых электронных документов, которые Минтруд утвердил приказом от 20 сентября 2022 г. № 578н.     

Трансграничный ЭДО

ЭДО между странами будет продолжать развиваться. При создании единых форматов документов будут учитывать международные стандарты. 

Основными сложностями в области трансграничного ЭДО остаются отсутствие аккредитованной доверенной третьей стороны и требования законодательства стран в части признания иностранной электронной подписи, участвующих в электронном обмене. В начале 2023-го года в первом чтении госдумой был рассмотрен законопроект, который, возможно, закрепит возможность признания иностранной электронной подписи на основании соглашения участников правоотношений. 

Тем не менее, здесь есть положительные подвижки. В 2022-м году завершилась разработка технологии обмена товаросопроводительными документами с Республикой Беларусь. На государственном уровне состоялся обмен структурированными документами в XML-формате, подписанными электронной подписью в соответствии с национальными законодательствами. По итогам тестирования сформированы отчёт и дорожная карта внедрения трансграничного ЭДО между Россией и Беларусью. 

В этом году готовится к промышленной эксплуатации технология для электронного документооборота между Россией и Казахстаном— трансграничная система проверки электронной подписи. С российской стороны в проекте участвует аккредитованный удостоверяющий центр «Газинформсервис», со стороны Казахстана — АО «Национальные информационные технологии» и научно-исследовательская лаборатория «Гамма технологии». 

Компании уже создали сервис по взаимной проверке электронной подписи в трансграничных электронных документах между странами, который сейчас находится на стадии тестирования. 

Решение разработано на основе международного протокола сервиса проверки электронной подписи и сертификатов ключей проверки электронной подписи (DVCS, RFC3029). Протокол проверяет все подписи, присоединённые к электронному документу. Для этого он использует сертификаты ключей проверки электронных подписей и всю необходимую информацию об их статусе, включая математическую корректность и уровень доверия к автору документа. 

Данные об актуальных статусах сертификатов протокол DVCS берёт из списка отзыва сертификатов (CRL) или из удостоверяющих центров с помощью протокола актуальных статусов сертификатов (OCSP) и сервисов доверенного каталога. 

Цель проверки сертификата ключа проверки электронной подписи — подтвердить, что сертификат, включенный в запрос, действителен. DVCS проверяет весь путь сертификации от конечного пользователя до издателя сертификата и корневого удостоверяющего центра. 

Что дальше 

Активному развитию электронного документооборота способствовала пандемия и массовый переход на удалённую работу. Компании, которые раньше даже не приближались к онлайну, оцифровали многие процессы и документы. 

ЭДО продолжит и дальше проникать все сферы: ритейл, производство, грузоперевозки, финансы, госзакупки, образование и многие другие. 

Всё больше документов будут становиться электронными, а количество бумаги сокращаться. Потребность бизнеса в автоматизации, напротив, будет только расти. По данным исследования Absolute Reports, объём мирового рынка систем электронного документооборота к 2027-м году повысится в среднем на 14,5% и достигнет 9,8 миллиарда долларов. 

В России ЭДО тоже не сдаёт позиций и ожидает роста. Согласно отчёту Ассоциации РОСЭУ, по итогам 2022 года объём электронного документооборота в стране увеличился на 22%, а количество пользователей — на 26%: индивидуальные предприниматели и юридические лица начали активнее подключаться к электронным сервисам для работы с документами. По данным исследования BusinesStat, оборот рынка ЭДО в России составляет 67,9 миллиарда рублей. 

Docrobot помогает бизнесу переходить на электронный документооборот и предлагает для этого все необходимые инструменты, продукты и сервисы.