17 сентября 2022 года Docrobot получил аккредитацию Минтранса и стал оператором информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД).

Кто такие операторы ИС ЭПД

1 сентября начала работу ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов. Система упрощает документооборот и ускоряет взаиморасчеты: именно через неё участники грузоперевозок оформляют и передают другу другу электронные перевозочные документы (ЭПД). 

Делать это они могут не напрямую, а через операторов электронного документооборота (ЭДО), которые выступают связующим звеном между бизнесом и ГИС ЭПД. Главное условие — оператор ЭДО должен быть аккредитован Минтрансом и входить в реестр операторов электронных перевозочных документов. 

Статус позволяет оператору принимать и передавать перевозочные документы в электронном формате, а компаниям —  обмениваться ими на его платформе. 

Отправлять ЭПД через операторов, которых нет в реестре Минтранса, нельзя. 

Зачем нужны операторы ИС ЭПД

Задача оператора — предоставить хозяйствующим субъектам платформу для обмена документами и направлять в ГИС ЭПД файлы, которые формируют участники взаимодействия на каждом этапе перевозки. 

При обнаружении ошибок оператор информирует о них отправителя файла обмена. Если с документом всё нормально, оператор ЭДО передаёт сведения в ГИС ЭПД и отслеживает его статус. 

Участники перевозки всегда в курсе, что происходит с документами: им оперативно приходят уведомления, сообщающие об изменении статуса.

Требования к операторам электронных перевозочных документов

Для включения в реестр Минтранса оператор ЭДО должен:

• обладать необходимой телекоммуникационной инфраструктурой,
• бесперебойно обрабатывать данные,
• обеспечивать безопасное хранение электронных документов сроком от пяти лет,
• предоставлять роуминговое соединение между системами.

Есть ещё много других условий, которым обязан соответствовать оператор. Полный список требований приведён в статье 18.1 закона № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». 

Оператору нужно не только подтвердить соответствие критериям, но и продемонстрировать работоспособность сервисов. Для этого операторы участвовали в тестировании ГИС ЭПД, которое длилось с мая по август. 

Операторы показали в действии все возможные сценарии формирования электронных перевозочных документов: с переадресацией, с заменой водителей, со сборными грузами и многие другие. В основном сценарии были двух типов: с разными типами грузов или изменениями в ходе процесса.

Docrobot успешно прошёл все 13 сценариев тестирования, предложенных Минтрансом, и подтвердил, что соответствует требованиям регулятора.

ГИС ЭПД и переход на электронные транспортные накладные

Старт работы ГИС ЭПД — это часть полномасштабной цифровизации перевозочных документов, которая началась с эксперимента Минтранса по внедрению электронных транспортных накладных (ЭТрН) и электронного путевого листа. 

В 2022 году логистическая отрасль стала «оцифровываться» ещё активнее.1 сентября началось добровольное внедрение ЭТрН и заработала ГИС ЭПД. В 2023 году электронные транспортные накладные могут сделать обязательными.

Сейчас в ГИС ЭПД можно передавать электронную транспортную накладную, электронную сопроводительную ведомость и электронный заказ-наряд. А с 1 марта 2023 года этот список пополнится электронным путевым листом, электронным договоров фрахтования и заявкой на электронный заказ.

Что необходимо для обмена электронными перевозочными документами

Для обмена документами в электронном формате нужны:

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Подпись требуется на всех этапах работы с транспортной накладной: она подтверждает подписание документа грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем. 

Подключение к аккредитованному оператору ИС ЭПД. Оператор обеспечивает взаимодействие между участниками и государственной информационной системой.

Техническое оснащение. Водителям и кладовщикам понадобятся смартфоны или планшеты, чтобы фиксировать отгрузку, подписывать документы, оставлять замечания и корректировки. Для водителей Docrobot разработал мобильное приложение, которое позволит легко передавать цифровой документ сотрудникам ГИБДД для проверки в виде QR-кода.  

Как подключиться к ГИС ЭПД

Для подключения к системе электронных перевозочных документов Docrobot предлагает два способа: веб-версия сервиса или интеграционное решение.

Веб-версия

Веб-версия позволяет работать прямо в браузере. Начать оформлять перевозочные документы можно сразу после подключения к сервису, а доступен он везде, где есть интернет.

Такой способ подходит компаниям с небольшим количеством транспортных накладных или если перейти на ЭПД нужно срочно. Недостаток этого варианта — высокая трудоёмкость.

Интеграция учётной системы с Docrobot

Интеграция позволяет оформлять перевозочные документы прямо в учётной системе, автоматизировать рутинные операции и работать с документами в привычном интерфейсе. Учёт становится простым и прозрачным, переносить данные из одного интерфейса в другой не нужно, риск ошибок исключён. 

Интеграция подойдёт компаниям с разветвлёнными бизнес-процессами и большим количеством перевозок в месяц.