Государство движется к всеобщей цифровизации бизнеса. В числе первых она затронула компании, которые занимаются автомобильными грузоперевозками: им предлагают перейти на электронные транспортные накладные (ЭТрН). Сначала добровольно, а потом — в обязательном порядке. 

Рассказываем, зачем переводить транспортные накладные в электронный вид, кто должен это сделать и как работать с цифровым аналогом документа в ближайшие пару лет. 

Что такое ЭТрН и зачем нужна 

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — электронный вариант обычной транспортной накладной. Функции ЭТрН выполняет те же, что и бумажный документ: она подтверждает заключение договора на перевозку и затраты на транспортные услуги. 

ЭТрН оформляют автомобильные перевозки грузов. Речь идёт в первую очередь о доставке груза из одной точки в другую с помощью сторонней транспортной компании (перевозчика). 

Электронную накладную не надо распечатывать. При этом её юридическая сила не исчезает: документ используют для расчётов с перевозчиками и для обоснования расходов на транспортировку, в налоговом и бухгалтерском учёте, предъявляют госорганам во время проверок. Только работать с ЭТрН намного удобнее, а все операции происходят быстрее. 

Немного хронологии: с чего всё началось и эксперимент Минтранса 

Основу для перехода на электронный документооборот в России заложил федеральный закон №64 «Об электронной подписи», который вступил в силу в 2011 году. В нём впервые прозвучало понятие «Электронный документ», но об ЭТрН пока ещё речи не было.     

Активная работа по цифровизации транспортных накладных началась в 2020-м году. В октябре Минтранс России провёл эксперимент по внедрению ЭТрН и электронного путевого листа (ЭПЛ) в автомобильные перевозки. В пилотном проекте были задействованы многие операторы электронного документооборота (ЭДО), ритейлеры и перевозчики. 

Docrobot — один из первых участников эксперимента Минтранса. Оператор протестировал механизмы оформления электронной накладной в цепочке транзакций между крупной торговой сетью и транспортной компанией на внутреннем и внешнем контуре. 

Результат превзошёл все ожидания: время отгрузки товара сократилось до минуты, а оборачиваемость увеличилась в три раза.

Эксперимент прошёл успешно — он позволил в полной мере оценить преимущества ЭТрН и выработать механизмы для цифрового взаимодействия между бизнесом и государством. По итогам приняли изменения в пункт 2.1.1 Правил дорожного движения РФ, которые позволили предоставлять транспортную накладную в электронном виде. 

Правки стали правовой базой для постановления Правительства России № 2200 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом». Документ закрепил возможность обмениваться ЭТрН и наделил её такой же юридической силой, какой обладает бумажная версия. 

Добровольный переход и ГИС ЭПД   

Впервые об электронной транспортной накладной как об официальном электронном перевозочном документе (ЭПД) говорится в федеральном законе № 259 «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», который начал действовать 1 января 2022 года. Помимо ЭТрН, закон разрешает оцифровать заказ-наряд и сопроводительную ведомость. 

Можно считать, что Устав дал старт развитию электронного документооборота в транспортной сфере: он вводит понятие «Электронный перевозочный документ» и устанавливает общие принципы взаимодействия в электронном формате. 

В январе также вступил в силу приказ ФНС, который утвердил единый формат ЭТрН. 

Оставьте заявку и получите обзор законодательства по электронным перевозочным документам в подарок!

Добровольный переход на электронную транспортную накладную стартовал 1 сентября. Тогда же заработала ГИС ЭПД — государственная система электронных перевозочных документов. Система аккумулирует данные о перевозках: через неё проходят все электронные перевозочные документы, в том числе ЭТрН. 

Важная задача ГИС ЭПД — упростить проверки контролирующих органов и снизить нагрузку на бизнес. Если транспортная накладная размещена в системе, по запросу ведомства быстро получают данные о перевозке. Доступ к ГИС ЭПД есть у ФНС, Минтранса, Ространснадзора, Минцифры, МВД.

В сентябре 2022-го сформирован реестр операторов электронных перевозочных документов, с помощью которых участники перевозок взаимодействуют друг с другом и с ГИС ЭПД. Операторы ИС ЭПД — это компании, которые разрабатывают решения для электронного документооборота. Они предоставляют хозяйствующим субъектам площадку, на которой они могут отправлять и получать документы. Операторы передают в ГИС ЭПД электронные транспортные накладные и сведения, а затем отслеживают статус обработки и информируют о нём. 

Сейчас в реестр входят девять операторов. Статус оператора ИС ЭПД получают только те компании, которые доказали работоспособность сервисов и подтвердили соответствие требованиям Минтранса. Передавать ЭТрН через операторов, которые отсутствует в реестре, запрещено.

Docrobot — аккредитованный оператор ИС ЭПД. Платформа успешно прошла тестирование Минтранса и вошла в реестр. 

1 сентября вступил в силу ещё один акт — постановление Правительства № 931, которое окончательно закрепил порядок обмена электронными транспортными накладными и другими перевозочными документами. 

Нормативный акт регламентирует правила для каждого участника перевозки: по какой схеме передавать ЭТрН в ГИС ЭПД, кто может редактировать документ, как вести себя при смене водителя и как сообщить об этом через систему. 

Что включает в себя ЭТрН: формат и титулы 

ЭТрН представляет собой цепочку связанных друг с другом XML-файлов (файлов обмена). Они же — титулы или разделы. Титулов восемь — четыре обязательных и четыре дополнительных:  

Обязательные титулы оформляют базовый сценарий: погрузку и выгрузку. Они отражают основные сведения о перевозке и условиях договора: 

• участники перевозки, 

• параметры груза, 

• параметры транспортного средства, 

• сроки отгрузки и доставки,  

• штрафы за задержки и простои, 

• сопроводительные документы. 

Дополнительные титулы оформляют при изменений условий перевозки: смены адреса доставки, водителя, автомобиля и других. Ещё в них фиксируют стоимость перевозки — это позволяет использовать электронную транспортную накладную в качестве первичного учётного документа. 

Титулы подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) все участники перевозки — грузоотправитель, грузополучатель и перевозчик. Каждый — на своём этапе: 

Водители тоже подписывают ЭТрН, но уже простой электронной подписью (ПЭП). Так они подтверждают факт приёма или выдачи груза. 

Форма электронной транспортной накладной соответствует обычной. Она опубликована в приложении №4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утверждённых постановлением Правительства от 21.12.2020 № 2200.

Как обмениваться электронной накладной: схема и этапы 

Базовый сценарий документооборота выглядит следующим образом: 

1. Грузоотправитель создаёт ЭТрН на платформе оператора ИС ЭПД и подписывает свой титул. Документу присваивается уникальный номер — идентификатор. 

2. Оператор ИС ЭПД передаёт документ в ГИС ЭПД и отслеживает статус. При обнаружении ошибок или расхождений он возвращает ЭТрН отправителю груза, который, в свою очередь, формирует и отправляет новый документ. 

3. Система отправляет ЭТрН перевозчику и грузополучателю. 

4. Водитель принимает груз и подтверждает приём, подписывает ЭТрН. Если есть замечания, указывает их.

5. Перевозчик получает и подписывает ЭТрН. 

6. Грузополучатель получает товар и подтверждает приём, подписывает свой титул в ЭТрН. Он тоже может указать свои замечания и комментарии. 

7. Водитель подтверждает передачу груза и снова подписывает ЭТрН. 

8. Оператор ИС ЭПД направляет документ грузоотправителю и перевозчику, которые подписывают документ. Транспортная компания ставит подпись последней и завершает документооборот. 

Электронная транспортная накладная становится доступной всем участникам перевозки в режиме реального времени и отдельно хранится в ГИС ЭПД. Итог: каждый получает ЭТрН с нужными подписями.        

Сценарии обмена электронной транспортной накладной типовые. Если компания заключает договор на экспедиторские услуги, в этой цепочке появляется ещё один участник — экспедитор.  

Свой собственный сценарий составить нельзя: все алгоритмы перевозок и работы с ЭТрН тоже протестированы и подтверждены Минтрансом.

В каком виде сейчас можно использовать транспортную накладную 

Масштабный переход на электронную транспортную накладную охватит всех юридических лиц и ИП, которые занимаются грузоперевозками. Это логистические, экспедиционные, транспортные компании. 

Перевод документов в «цифру» распространится и на крупных заказчиков, которые часто пользуются услугами перевозок, грузоотправителей и грузополучателей. 

Пока предоставлять ЭТрН вместо бумажного документа можно по желанию. Но она должна соответствовать формату, регламентированному ФНС.  

Дарим обзор законодательства по электронным перевозочным документам!

Планы на 2023-2024 год

Задача на 2023-й — привлечь к проекту как можно большее количество участников рынка. В следующем году бизнес будет использовать электронную транспортную накладную на добровольной основе. 

Законодатель обещает расширить список формализованных электронных перевозочных документов. К 1 марта 2023 года его пополнят электронный путевой лист, электронный договор фрахтования, электронная заявка и электронный заказ. Их тоже можно будет передавать через ГИС ЭПД. 

Также в 2023 году ЭТрН хотят вывести за пределы России и состыковать с е-CMR — протоколу для международных перевозок. К нему уже присоединились 30 стран. Сейчас проходит тестирование взаимодействия российского и белорусского стандарта в е-CMR.

В 2024 году Минтранс планирует ввести «отраслевой императив», который затронет в первую очередь бюджетную сферу. С этого же года электронные документы могут стать обязательными для всех видов перевозок, не только автомобильных. К ГИС ЭПД планируют подключить железнодорожный, воздушный и морской транспорт. Предполагается, что это позволит перейти к бесшовному электронному документообороту при мультимодальных перевозках.

Согласно концепции развития электронного документооборота, к 2024 году 70% транспортных накладных должны передаваться в электронном виде. 

Почему цифровой формат выгоден бизнесу 

Электронную транспортную накладную проще составлять и передавать. Ошибки можно быстро исправить, без необходимости перепечатывать документ. 

Хранить ЭТрН тоже удобнее: вместо кучи папок — надёжное электронное хранилище. К тому же электронный документ невозможно потерять или испортить.  

Перемещение груза легко отследить: каждый этап перевозки и все изменения отображаются онлайн. 

ЭТрН позволяет сэкономить на документообороте: расходы на печать, доставку документов попросту исчезают. Больше не придётся тратить деньги на бумагу или картридж для принтера, искать и оплачивать помещение для архива.  

Итого с цифровой накладной бизнес получает следующие выгоды: 

• доступ с любого устройства для всех участников перевозки;

• быстрая оплата и отсутствие кассовых разрывов; 

• сокращение расходов на доставку, печать и хранение;

• лёгкий поиск документов в электронном хранилище.

Результат: упрощение документооборота и оптимизация грузоперевозок. По мнению Минтранса, к 2030 году Россия благодаря цифровизации сможет в 6 раз ускорить перемещение грузов и передачу информации о нём. 

Как подключить ЭТрН

Начать переход на ЭТрН лучше заранее, пока есть время наладить бизнес-процессы и обучить сотрудников. 

Docrobot предлагает готовое решение для обмена ЭТрН и другими электронными перевозочными документами. Оно поддерживает все регламентированные сценарии перевозок, форматы и визуализацию всех утверждённых документов. Можно работать в веб-версии сервиса или бесшовно интегрировать электронную накладную в свою учётную систему. 

Оставьте заявку и получите обзор законодательства по электронным перевозочным документам в подарок!