Технологии EDI и ЭДО помогают автоматизировать обмен документами и коммерческими данными. Хотя понятия кажутся синонимичными, это не так. Решения родственные и выполняют похожие функции, но назначение у них всё-таки разное. 

Разбираемся, чем EDI отличается от ЭДО, какие особенности есть у каждой системы и что у них общего. 

Что такое EDI

EDI (Electronic Data Interchange) — электронный обмен данными. Технология представляет собой цепочки стандартизированных электронных сообщений, в виде которых контрагенты передают данные друг другу. Эти сообщения ещё называют EDI-документами. Они фиксируют шаги поставки: получение заказа, отгрузку и приёмку товара, формирование счёта и УПД. 

Сообщения структурированы по определённому стандарту. Чаще всего используют международный стандарт GS1. Он подразумевает, что обмен данными о поставляемых товарах происходит с помощью уникальных идентификационных номеров или ключей: GTIN (кода товара), GLN (номера местонахождения) и SSCC (кода для транспортной упаковки). 

Пользователь сам определяет набор сообщений, которыми будет обмениваться с контрагентом. Но есть важное условие — контрагент должен согласиться с этим набором.  

Система формирует EDI-документы автоматически и отправляет по заданной последовательности. Сценарий настраивают заранее, исходя из оборота документов и товаров. 

Где используют EDI 

EDI-сообщения в основном используют в ритейле, чтобы обмениваться с партнёрами данными по поставкам и оформлять заказы. С помощью решения компании направляют уведомления об отгрузке товара и прайс-листы, создают закрывающие документы. 

Электронный обмен данными также востребован в HoReCa, промышленности, фармацевтике, логистике и финансовом секторе.

Виды EDI-документов 

Существует около 50 типов стандартных сообщений. Но в классической цепочке EDI четыре основных:

• ORDERS (Purchase Order)  — заказ на поставку. Документ содержит список товаров, которые заказчик планирует купить у поставщика, и всю необходимую информацию: стоимость и количество товаров, дату и время поставки, номер договора, идентификаторы участников.

• ORDRSP (Order Response) — ответ на заказ. В документе поставщик  подтверждает или не подтверждает поставку продукции. Часто ответ содержит  корректировки количества или самих позиций. Например, производитель в ORDRSP может предложить аналог, если нужный товар отсутствует на складе.

• DESADV (Despatch Advice) — уведомление об отгрузке. Это аналог товарно-транспортной накладной, который содержит исчёрпывающую информацию об отгрузке: характеристики и количество товара, время и дату доставки, номер машины, данные об отправителе и получателе. 

• RECADV (Receiving Advice) — уведомление о приёме товара. Документ содержит информацию о фактически принятой продукции. Он позволяет оперативно сообщить поставщику о поступлении заказа и сформировать корректную счёт-фактуру. Ещё в RECADV включают расхождения, если товар не приняли. 

Такая цепочка автоматизирует базовый цикл товарооборота — заказ, отправку и приём товара. Её можно расширить и добавить другие EDI-документы: каталог продукции, график поставок, информацию о местах доставки и прочие. 

Обычно сценарий электронного взаимодействия определяют торговые сети. Поэтому в зависимости от требований ритейлера цепочки могут отличаться. Также на структуру цепочки влияет категория поставляемого товара и схема работы: с НДС или без. 

Что такое ЭДО 

ЭДО — электронный документооборот. Он устроен так же, как бумажный, и состоит из создания, согласования, подписания, обмена, хранения. 

Электронные документы тоже не отличаются от обычных — это те же договоры, акты, накладные, универсальные передаточные документы (УПД). Последние объединяют счёт-фактуру и первичный документ, который подтверждает заключение сделки, отгрузку товара и последующие расходы. 

Электронные УПД обладают юридической силой, которую придаёт электронная подпись. 

Сейчас операторы предлагают два варианта перехода на электронный документооборот: подключение к веб-версии, которая позволяет работать прямо в браузере, или интеграцию с учётной системой, которая минимизирует ошибки и ручные операции. 

Где используют ЭДО 

Электронный документооборот проник во все сферы: ритейл, производство, грузоперевозки, финансы, госзакупки, образование и многие другие. 

Первыми на ЭДО перешли крупные компании, которые отправляют в месяц сотню, а то и тысячу внешних и внутренних документов. Электронный формат позволяет обрабатывать их гораздо быстрее. Он сокращает издержки и минимизирует риски, связанные с потерей документов, ошибками и штрафами от налоговой. В среднем расходы на документооборот в цифровом формате в 4 раза ниже, чем в бумажном. 

Малый и средний бизнес тоже заинтересованы в ускорении документооборота: чем раньше документы будут согласованы и подписаны, тем раньше придёт оплата.      

Docrobot разрабатывает решения для электронного документооборота и помогает оцифровывать документы, чтобы сделать бизнес-процессы более эффективными, быстрыми и прозрачными. 

EDI и ЭДО — ключевые отличия  

Есть три ключевых отличия между EDI и ЭДО. 

Тип документов. EDI позволяет обмениваться стандартизированными EDI-сообщениями, которые подтверждают операции, а ЭДО — привычными документами, только переведёнными в электронный формат.       

Стандарты. EDI функционирует на основе стандарта GS1, ЭДО — на основе форматов, утверждённых ФНС. 

Юридическая значимость. EDI-сообщения не обладают юридической силой. Эти документы отправляют партнёрам по бизнесу, но ссылаться на них в налоговой нельзя. Документы в системе ЭДО подписываются квалифицированной электронной подписью, которая приравнивает их к бумажным оригиналам, подписанным собственноручно. 

Что общего 

EDI — это электронный обмен данными, а ЭДО — обмен электронными юридически значимыми документами с контрагентами, банками, государственными структурами. При этом EDI легко может быть частью ЭДО — для большей эффективности их часто интегрируют друг с другом. 

Каждая система решает конкретные задачи. Но EDI и ЭДО дополняют друг друга и служат одной большой миссии: они ускоряют обмен данными, автоматизируют процессы, минимизируют ошибки и сокращают расходы. 

Какую технологию выбрать 

Мы собрали всю информацию в сравнительную таблицу, чтобы вам было легче определиться. Изучайте и выбирайте, исходя из ваших целей и задач. 

Рекомендуем использовать EDI и ЭДО вместе — так результаты будут ещё заметнее, а документооборот — ещё более быстрым и удобным. 

Docrobot помогает подключить EDI и ЭДО, по отдельности и вместе, и настроить системы под бизнес-процессы вашей компании.