Внедрение электронного документооборота на предприятии – способ цифровизации, который помогает бизнесу оптимизировать внутренние и внешние процессы, автоматизировать взаимодействие с контрагентами, начать экономить на работе с документами. В отрасли грузоперевозок подключение ЭДО ускоряет цепочки поставок товара, упрощает работу с налоговой отчетностью и дебиторской задолженностью, делает поставки прозрачнее для участников товарооборота.

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) – один из сопроводительных юридически значимых документов, переведенных в электронный вид, аналог товарно-транспортной накладной. Документ подтверждает заключение договора на транспортно-экспедиторские услуги и расходы на транспортные услуги для уменьшения налоговой базы. Работа с ЭТрН доступна в режиме реального времени для всех участников цепочки поставок: грузоотправителя, грузополучателя, транспортной компании и водителя. Подписывается ЭТрН с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП), но водители могут подписывать ее с помощью простой электронной подписи (ЭП).

Как формируется ЭТрН

Работу с ЭТрН начинает, как правило, грузоотправитель, формируя документ в своей учетной системе. Затем, когда происходит погрузка товара на стороне поставщика, ЭТрН должны подписать: кладовщик при складе и водитель (с помощью простой электронной подписи), а также отправитель и перевозчик груза (с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи).

Оставьте заявку и получите обзор законодательства по электронным перевозочным документам в подарок!

Получить

Следующий этап формирования ЭТрН наступает при отгрузке товара. Водитель снова подписывает документ простой ЭП, подтверждая доставку груза. Также электронную транспортную накладную подписывает кладовщик при складе грузополучателя (ЭП) и сам грузополучатель (УКЭП). В конце ЭТрН с помощью УКЭП подписывает и грузоперевозчик.

На всех этапах формирования электронной транспортной накладной участники цепочки могут оставлять свои комментарии в системе. Например, если водитель, принимая груз от поставщика, видит, что груз поврежден, он оставляет комментарий о повреждении груза. Комментарии, касающиеся состояния товара и деталей перевозки, в случае необходимости оставляют все участники. Это помогает контрагентам минимизировать риски потери товара и денег, оперативно выписывать штрафы и контролировать процессы поставок.

Преимущества внедрения ЭТрН:

• Взаимодействие с ФНС. ЭТрН – юридически значимый документ, а контрагенты используют ЭП в соответствии с нормами ФЗ № 63. Поэтому партнеры могут представлять документы в ФНС для отчетности. В случае некорректного оформления бумажного документа ФНС не признает расходы на транспортировку – ЭТрН исключает этот риск, минимизируя ошибки ручного ввода информации. Для заказчиков перевозок уменьшается налоговая база для исчисления налога на прибыль.
• Документы доступны в любое время. Грузоотправитель, грузополучатель, транспортная компания и водитель — все участники могут в онлайн-режиме работать с ЭТрН
• Сокращение расходов на хранение документов. Для хранения документов не нужно отдельное помещение под архив. В сравнении с бумажными транспортными накладными на хранение электронных компания тратит в 4 раза меньше средств
• Сокращение расходов на работу с документами. При обмене ЭТрН компания экономит на услугах курьеров, бумаге и ФОТ.
• Быстрая оплата и отсутствие кассовых разрывов. Перевозчик получает денежный перевод сразу после доставки груза и подписания документов, не нужно ждать, пока придут бумажные документы для оплаты

Как работать с ЭТрН через EDI-платформу Docrobot?

Сервис Docrobot.Logistics предназначен для работы с электронной транспортной накладной и другими электронными сопроводительными документами, которые используются в цепочках поставок. Пользователям доступны четыре варианта работы с сервисом:

• Веб-интерфейс. Обмениваться ЭТрН можно из любого браузера, зарегистрировавшись на платформе Docrobot.
• Интеграция. Команда Docrobot интегрирует сервис с вашей учетной системой. Обмениваться документами с другими участниками цепочки можно будет в режиме единого окна.
• Мобильная версия. Для оперативного доступа к ЭТрН можно установить на смартфон адаптивное мобильное приложение.
• Коннектор. Подписывать и отправлять титулы можно в автоматическом режиме.

Подключить электронную транспортную накладную (ЭТрН) за несколько минут