УКД – универсальный корректировочный документ или универсальный исправительный документ. УКД совмещает документ об изменении стоимости (товаров или услуг) и корректировочный счет-фактуру. УКД используется контрагентами, когда меняется стоимость уже отгруженного товара.

Например, контрагенты утвердили в Универсальном передаточном документе (УПД) количество товара и общую стоимость. Однако в процессе поставки количество изменилось – поставщик привез больше, чем было нужно. В этом случае и общая стоимость должна увеличиться. Для этого поставщик формирует УКД, в котором корректирует количество отгруженного товара и итоговую сумму. УКД отправляется заказчику на согласование. После этого могут сработать два сценария:

• Заказчик должен подписать УКД и подтвердить свое согласие с изменением стоимости
• Стоимость меняется автоматически. Подписывать ничего не нужно, так как контрагенты заранее заключили согласовали возможные изменения, касающиеся стоимости товара

Также поставщик может использовать УКД для того, чтобы задокументировать свое согласие с претензиями заказчика. Например, если во время приемки обнаружили расхождения между количеством товара, прописанного в УПД, и количеством, которое фактически пришло в магазин. Заказчик потребует изменить стоимость. В этом случае поставщик высылает универсальный корректировочный документ с новой стоимостью поставки, соглашаясь с претензией контрагента.

Однако нужно помнить, что УКД нельзя использовать, чтобы исправить ошибку. Если в УПД по вине операциониста или бухгалтера изначально была указана неправильная стоимость за поставку, корректировать ее через УКД не разрешается законодательством. Для этого существует несколько сценариев работы с УПД.

Компания Docrobot, разработчик SaaS-сервисов и облачных решений для ритейла на базе EDI-технологий, разработала решение для быстрого и безопасного обмена УПД и УКД. Подробнее можно прочитать на странице Подключить ЮЗДО.