Что такое ЭДО

Электронный документооборот — обмен электронными юридически значимыми документами между контрагентами. Его организуют компании-операторы. Это организации, у которых достаточно ресурсов, чтобы обеспечить безопасный обмен и хранение данных. Список операторов есть на сайте ФНС, в него включены компании, подтвердившие свой статус и обладающие необходимыми техническими возможностями.

Компании-операторы разрабатывают системы ЭДО — сервисы, которые позволяют отправлять, получать, подписывать документы, следить за их статусами. По интерфейсу они напоминают электронную почту или мессенджер: есть папки с входящими и исходящими документами. Однако данные передаются по защищенным каналам связи, которые гарантируют конфиденциальность. 

В системе электронного документооборота (СЭД) есть всё для удобной работы с документами. С ней пользователь может:

— организовать работу с цифровыми документами: от их создания до помещения в электронный архив;

— находить нужный документ в несколько кликов;

— в разы сократить трудозатраты: печатать бумажные документы, подписывать их вручную и отправлять с курьерами не придется;

— настроить маршрутизацию в случаях, если документ должны подписать несколько человек. Файл будет автоматически перемещаться между сотрудниками, пока каждый не поставит подпись. Если кто-то не успеет вовремя, система напомнит о прошедшем сроке;

— сделать документооборот прозрачным: все стадии работы с документами отражаются в системе. Руководитель компании знает, когда и кем они подписаны, отправлены, получены. 

— хранить документы в электронном архиве. С ним компании не нужно выделять отдельные помещения для архива, а сотрудникам — тратить время на поиски нужных бумаг и следить за их сохранностью. Это позволяет существенно снизить затраты: закон обязывает хранить многие документы в течение пяти лет, и в случае с большим объемом документооборота, расходы становятся существенными. 

Для чего нужен электронный документооборот 

ЭДО упрощает действия с документами и отношения с контрагентами. С ним компании не нужно тратиться на краски и расходники для принтера, оплачивать курьерские услуги, искать место под архив. Напомним: по закону многие документы нужно хранить не меньше пяти лет, и большим организациям приходится выделять для хранения отдельное помещение. 

СЭД берет на себя большую часть рутинной работы. Чтобы держать документы в порядке, достаточно одного сотрудника, а освободившиеся ресурсы можно направить на решение других, более сложных задач.

Электронный документооборот автоматизирует процессы. Сортировать, пересылать, согласовывать документы вручную не требуется, этим занимаются роботы. Такой подход особенно полезен в период пандемии: встречаться с контрагентами лично и контактировать с курьерами не нужно, все задачи можно решать удаленно. 

С переходом на цифровой формат документооборот становится понятным, прозрачным и контролируемым. Руководитель знает, что происходит с важным документом. Файлы, хранящиеся в архиве, легко найти с помощью фильтров. При необходимости их можно скачать на персональный компьютер и распечатать.

Цифровизация позволяет бизнесу шагать в ногу со временем, оптимизировать процессы и освобождать ресурсы для решения задач, направленных на развитие компании. 

Заменяет ли электронный документооборот бумажный

В системе ЭДО компании подписывают документы сертификатом квалифицированной электронной подписи (КЭП). Это обеспечивает юридическую значимость: КЭП приравнивается к собственноручной подписи. Поэтому документы, отправленные через СЭД, принимают госорганы: налоговые и суды. 

Законодатель разрешает составлять первичные документы и в бумажном виде, и в электронном формате. Это значит, что дублировать на бумаге документы, отправленные в СЭД, не требуется. Их можно сразу представить в ведомство. 

Отдельно закон выделяет счета-фактуры. Согласно приказу Минфина их нужно хранить только в электронном виде вместе с технологической документацией, которая создается при передаче через провайдера ЭДО. При этом передавать счета-фактуры разрешается только через системы, организованные операторами. 

При этом в некоторых случаях госорганы все же могут запросить бумажный дубликат. Такие ситуации могут быть предусмотрены договором, заключенным контрагентами, или законодательством Российской Федерации. Однако практика показывает, что это исключительные случаи и как правило дублирование на бумаге не требуется. 

Какими документами можно обмениваться через ЭДО

В системе ЭДО можно обмениваться формализованными и неформализованными документами. 

Формализованные

Для них существует формат, утвержденный государством. К этой категории относятся счета-фактуры, УПД, корректировочные УПД и ТОРГ-12. В ближайшем будущем ФНС представит форматы транспортной накладной и путевого листа.

Документы с утвержденным форматом можно отправлять в налоговую в электронном виде. Чтобы автоматизировать их проверку, ведомство использует специальную программу, умеющую распознавать данные благодаря стандартам и идентификаторам. Поэтому важно, чтобы формат отправляемого документа соответствовал формату, утвержденному государством. Здесь на помощь приходят операторы ЭДО, которые дорабатывают свои системы в соответствии с изменениями в нормативных актах и следят за соблюдением формализации. 

Неформализованные

Все остальные документы, формат для которых не утвержден государством. Они составляются в свободной форме и передаются через СЭД. Отличие от формализованных в том, что госорганы не могут обработать такие документы автоматически. Однако они тоже считаются юридически значимыми.

Примеры

• договор,

• соглашение,

• акт выполненных работ,

• приказ,

• распоряжение,

• заказ,

• платежное поручение и т.д.

Цифровизация охватывает все сферы: от кадрового документооборота до логистической отрасли. Государство поддерживает внедрение ЭДО: утверждает новые форматы и издает нормативно-правовые акты, обязывающие работать в цифровом виде.

Преимущества ЭДО

Компании, перешедшие на электронный документооборот, получают ряд преимуществ.

Снижение затрат

Если организация крупная, а отправлять контрагентам нужно большие пачки бумаг, затраты на документооборот могут составлять значительную часть расходов. При работе в цифровом формате бизнес не тратит деньги на печать и доставку документов. ЭДО позволяет экономить средства: достаточно выбрать подходящий тариф, исходя из объема трафика, и обмениваться документами за фиксированную плату. 

Прозрачность процессов

Сотрудник может потерять бумажный документ или забыть его подписать. При согласовании руководитель не знает, на какой стадии находится процесс, и ему приходится следить за этим самостоятельно.

С переводом в «цифру» делопроизводство становится понятным, это касается как отношений с контрагентами, так и внутренних процессов. В системе электронного документооборота видно, когда и кем документ отправлен, подписан, согласован. Если сотрудник забыл поставить подпись или долго держит документ на рассмотрении, руководитель об этом узнает. 

Безопасность

Система ЭДО гарантирует, что конфиденциальные данные не попадут третьим лицам. Безопасность обеспечивается шифрованием. Дополнительную защиту дает КЭП.

Скорость 

Доставка бумажных документов занимает время. Даже если прибегнуть к услугам экспресс-доставки, передать документ из Москвы во Владивосток за пару часов не получится. В условиях сжатых сроков задержка доставки может быть критичной. 

В случае с ЭДО, файл мгновенно перемещается от одного контрагента к другому, независимо от их географической удаленности. Получать и принимать электронные документы можно из любой точки мира, главное, иметь доступ в интернет. Особенно это важно для компаний, работающих с большим число партнеров из разных регионов. 

Электронный архив 

Для хранения бумажных документов часто требуется выделять отдельное помещение, а на поиски нужного договора могут уйти часы. Электронный архив позволяет находить нужные файлы в несколько кликов. Он бесплатный и доступен в любое время. Даже если просмотреть договор нужно в нерабочее время, ЭДО позволит это сделать, не отрываясь от других задач. 

Оптимизация бизнес-процессов

Систему электронного документооборота можно настроить так, чтобы она решала задачи конкретного бизнеса. Например, с помощью маршрутизации. Она позволяет автоматически направлять документы на согласование разным сотрудникам: поочередно или одновременно. Также СЭД можно интегрировать с учетной системой, чтобы обрабатывать документы в привычном интерфейсе, не переключаясь между окнами. 

Сокращение трудозатрат

В основе ЭДО лежит автоматизация процессов. С ним число сотрудников, занятых делопроизводством, сокращается: один работник может взять на себя обязанности целого отдела. Это позволяет перераспределить задачи так, чтобы меньше отвлекаться на рутину и сосредоточиться на развитии бизнеса. 

Как перейти на ЭДО

Пошаговая инструкция, которая поможет безболезненно перейти на новый формат работы.

• Проанализируйте бизнес-процессы компании
  

  Важно понимать, какое количество документов вы обрабатываете, кто занимается их отправкой и получением, а кто задействован в согласовании. Если на какой-то стадии процесс тормозит, стоит разобраться, почему это происходит и как справиться с задержками.

• Получите сертификат квалифицированной электронной подписи
  

  По новым правилам сертификаты выдают не коммерческие организации, а ФНС. Получение — бесплатное. Для подписания документов у физлица должна быть машиночитаемая доверенность.

• Выберите оператора ЭДО

  Выбирайте среди тех, кого одобрила ФНС. Перечень таких операторов опубликован на официальном сайте налоговой. При выборе желательно проверить, есть ли у компании кейсы, подтверждающие опыт внедрение ЭДО в вашей сфере. Также лучше учитывать, сколько времени займет подключение к СЭД, как быстро техподдержка реагирует на оперативные вопросы и какие крупные организации уже есть среди клиентов.

• Определитесь со способом работы

  Работать с электронными документами можно в веб-сервисе или в своей учетной системе. В первом случае достаточно получить доступ к СЭД и обмениваться документами в любом браузере.
  Во втором случае потребуется интеграция системы ЭДО с учетной системой. Внедрение интеграционного решения требует больше времени, но открывает дополнительные возможности для автоматизации и максимально оптимизирует бизнес-процессы. 

• Подключите контрагентов 

  Скорее всего, ваши партнеры уже работают с цифровым форматом. Однако их нужно проинформировать о своем подключении к СЭД. Если вы и контрагент подключены к одному провайдеру, обмениваться электронными документами можно сразу. Если к разным, потребуется настроить роуминговое соединение. Часто это происходит автоматически, но нюансы лучше уточнить у своего оператора. 

Обмен электронными документами при помощи оператора ЭДО

Оператор Docrobot поможет организовать электронный документооборот в сферах ритейла и логистики. Специалисты предоставят готовые решения, которые упрощают взаимодействие между контрагентами, гарантируют юридическую значимость и автоматизируют процессы.

Оставить заявку на подключение и узнать больше о возможностях платформы Docrobot можно на странице EDI и ЭДО для ритейла.