Что такое EDI документооборот

Документооборот EDI — вид электронного документооборота (ЭДО) для ритейла. Он основан на обмене стандартизированными EDI-сообщениями. В обмене участвуют поставщики, заказчики, производители, дистрибьютеры. 

Для обмена сообщениями есть специальные системы, разработанные операторами электронного документооборота. Отправлять и получать сообщения по почте или в мессенджере не получится. 

Электронный формат при работе с заказами заменяет бумажный. Обмениваться документами на бумаге не нужно — заказать товар, подтвердить поставку, откорректировать ее состав и уведомить о получении можно в EDI-системе. 

Зачем использовать edi — электронный документооборот

Крупные торговые сети уже перешли на EDI-обмен, и ждут от своих партнеров того же. Если поставщик планирует сотрудничать с крупнейшими ритейлерами, ему предстоит подключиться к системе. Какие преимущества он получит?

• Снижение затрат на документооборот. Отправлять сообщения дешевле, чем бумажные документы. Выгода особенно заметна при большом объеме заказов.
• Быстрое подтверждение поставки. EDI-сообщения приходят контрагентам мгновенно. 
• Понятный учет. Интерфейс системы напоминает электронную почту. Стороны видят каждый шаг поставки: от заказа до получения. 
• Возможность интегрировать работу с заказами в учетную систему. Это позволит обмениваться EDI-сообщениями в привычном интерфейсе и в нем же формировать электронный юридически значимые документы.
• Отсутствие бумажных архивов. Если объем документооборота большой, под хранение документов приходится выделять отдельный стеллаж или даже комнату. EDI-технология позволяет хранить все данные по заказам в электронном формате. В любой момент их можно просмотреть, главное — иметь доступ в интернет. 
• Минимум ошибок в учете. Между заказом и фактической поставкой могут быть расхождения. При работе на бумаге их сложно отследить и устранить: приходится запрашивать корректные данные и дублировать документы.  Электронный формат исключает риск неточностей, а УПД сразу формируется с правильными параметрами. 

Как подключиться к документообороту EDI

Подключите электронный документооборот в несколько кликов:

1. 1. Зарегистрируйтесь в личном кабинете. Для регистрации нужен ИНН.
2. 2. Выберите тариф. Система предложит несколько вариантов — выберите подходящий  в зависимости от количества документов, которые планируете отправлять контрагентам. 
3. 3. Оплатите счет и начните обмениваться сообщениями с контрагентами. 

Для работы с веб-версией EDI-системы нужен только доступ в интернет. Если ведете учет в 1С, для полной автоматизации можно интегрировать модуль. Подробнее об этом — в статье «Как внедрить EDI от Docrobot в 1С».