Транспортная накладная подтверждает расходы на перевозку груза и может служить первичным учётным документом. Утери накладных приводят к дополнительным затратам и затруднениям налоговых проверок. Разбираемся, чем подтвердить расходы на перевозку, если это всё-таки произошло.     

Что такое транспортная накладная

Транспортная накладная — первичный документ, которым оформляют автомобильные грузоперевозки. Она подтверждает заключение договора на транспортировку и расходы на логистические услуги. 

Накладная включает в себя сведения о грузоотправителе, грузополучателе, перевозчике, условиях перевозки, транспортном средстве и водителях, грузе и сопроводительных документах, фактических обстоятельствах погрузки и выдачи.      

Документ используют, прежде всего, когда нужно нанять стороннюю транспортную компанию (перевозчика), чтобы доставить груз.  

Накладную предъявляют по запросу налоговой, чтобы подтвердить расходы на перевозку и уменьшить налоговую базу при исчислении налога на прибыль. Также её могут потребовать при проверке корректности расчёта НДС. 

Кто оформляет и подписывает 

Транспортную накладную составляет грузоотправитель — юридическое или физическое лицо, которое заказывает перевозку груза. В поставках товара таким заказчиком может быть продавец или покупатель. 

Согласно письму Минтранса, в роли грузоотправителя может выступать и экспедитор, который по указанию клиента заключает договор с перевозчиком.

Транспортную накладную оформляют в трёх экземплярах — по одному для каждого участника перевозки: грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика. В каждой накладной можно указать только одного грузополучателя.     

Накладную должны подписать все участники цепочки. Это касается и её последующих изменений. Грузоотправитель подписывают документ после завершения погрузки, грузополучатель — при выдаче груза, а перевозчик — после завершения погрузки и при выдаче груза грузоотправителю.    

Если накладная будет использована в качестве первичного учётного документа, понадобится еще копия для грузоотправителя. 

Количество накладных зависит от количества груза и автомобилей, которые будут его перевозить. На каждую машину нужно сформировать свою накладную. То же самое, если один автомобиль повезёт несколько партий груза: на каждую требуется отдельная накладная. Такая ситуация свойственна для сборных грузов, когда нужно доставить несколько небольших партий товара разных заказчиков. 

Форма для транспортной накладной из приложения №4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, которые утверждены постановлением Правительства от 21.12.2020 № 2200

Как транспортная накладная помогает подтвердить расходы на перевозку

Транспортная накладная содержит раздел «Стоимость перевозки груза», который заполняет перевозчик. Именно он позволяет использовать накладные в качестве первичного учётного документа и подтверждать расходы на транспортные услуги. 

Чем подтвердить расходы на перевозку, если накладная потерялась 

Потеря накладной — не конец света. Подтвердить и обосновать расходы на перевозку можно другими документами. На это указывают следующие нормативно-правовые акты. 

Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 26.06.2018 №26

Согласно постановлению, расходы на транспортные услуги можно подтвердить с помощью договора, счёта-фактуры или других платёжных документов. 

Пункт 20 постановления гласит:

Отсутствие, неправильность или утрата транспортной накладной сами по себе не являются основанием для признания договора перевозки груза незаключенным или недействительным.

Письмо ФНС России от 19.04.2021 N СД-4-2/5238

ФНС ссылается на постановление Пленума и статью 252 Налогового кодекса Российской Федерации, в соответствии с которой косвенно подтверждать затраты могут другие документы. Например, таможенная декларация, приказ о командировке, проездные документы, отчёты о выполнении работ по договору.  

Письмо Минфина России от 28.08.2018 N 03-03-06/1/61110

Минфин для замены транспортных накладных предлагает использовать накладные форм № 1-Т и № ТОРГ-12.

Товарная накладная ТОРГ-12. Документ подтверждает факт отгрузки товаров или других материальных ценностей со склада и включает в себя информацию об их количестве и стоимости. Чаще всего к форме ТОРГ-12 обращаются во время купли-продажи. Причём вне зависимости от того, привлекали ли для транспортировки стороннюю компанию или нет.

Товарную накладную составляет продавец для одной или нескольких партий груза, который перевозят на одном автомобиле. На основании документа передающая сторона списывает товары с учёта, а принимающая, наоборот, фиксирует их в своих системах. В отличие от транспортной и товарно-транспортной накладных, ТОРГ-12 не содержит сведений о движении товаров и расчётов за перевозку. 

Товарная накладная ТОРГ-12

Товарно-транспортная накладная № 1-Т. Документ нужен для учёта движения товаров: он подтверждает факт заключению договора перевозки, фиксирует его условия и обеспечивает их выполнение. Также форма № 1-Т подтверждает расходы в виде договорной стоимости товаров и расходы на доставку для целей налогообложения. 

Товарно-транспортную обязательно оформляют при перевозке этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции. Тем не менее, её можно составить и при транспортировке других товаров от одной организации к другой. При этом по разъяснению Росалкогольрегулирования, использовать транспортную накладную вместо товарно-транспортной накладной нельзя. Но подтвердить расходы на перевозку с помощью товарно-транспортной накладной вместе транспортной накладной — можно. 

Документ готовит тот, кто будет доставлять товары: продавец или транспортная компания. Для каждой перевозки следует оформлять отдельный бланк 1-Т. Точно также, если один и то же груз предстоит развести по разным фирмам, на каждую партию понадобится свой документ. 

Товарно-транспортная накладная № 1-Т

Когда нужен путевой лист

Путевой лист — документ для контроля за водителем и его автомобилем. В нём фиксируют информацию о маршруте и состоянии машины: расход топлива, количество пройденных километров и отработанных часов, результаты техосмотров. 

Путевой лист  

Согласно тому же письму Минфина, транспортные затраты можно подтвердить с помощью путевого листа. Но только в случае, если покупатель перевозит груз своими силами на собственном транспорте. Почему? 

Дело в том, что при таком раскладе услугу по перевозке никто не оказывает. А значит, договор на неё не был заключён, и подтверждать его не надо. 

Таким образом, можно предоставить договор перевозки и отчёты по нему, товарные и товарно-транспортные накладные, счёт-фактуру или другие бухгалтерские документы. 

Перечисленные документы помогают подтвердить и обосновать расходы на перевозку. Но всё-таки надёжнее всего делать это с помощью транспортной накладной. Тем более, её чаще всего запрашивает налоговая. А чтобы документ не терялся, стоит перевести его в электронный формат.

Как электронный формат позволяет хранить транспортные накладные без потерь и упрощает документооборот 

Простой способ раз и навсегда перестать терять транспортные накладные — использовать их более продвинутую версию, электронные транспортные накладные или ЭТрН. 

Электронные накладные выполняют те же функции, что и бумажные: подтверждают расходы на транспорт и перевозку. Но при этом их невозможно потерять: ЭТрН хранятся в удобном электронном архиве, где доступны в любое время. Не придётся перебирать сотню папок в поисках необходимых документов: накладные всегда под рукой, а отыскать нужную можно за секунды. Налоговые риски тоже снижаются. 

Цифровой формат упрощает и отслеживание грузов. Об изменении статуса документов оперативно приходят уведомления. Если возникнут проблемы при приёмке или заказчик захочет доставить товары на другой адрес, это сразу отразится в системе. 

Docrobot предлагает два варианта работы с ЭТрН: веб-версию сервиса и интеграцию с учётной системой. Веб-версия позволяет начать оформлять перевозочные документы сразу после подключения и доступна с любого устройства, на котором есть интернет. Интеграционный модуль минимизирует ручные операции и легко встраивается в любую учётную систему: можно продолжать работать в привычном интерфейсе.