Универсальный передаточный документ (УПД) – это счет-фактура с дополнительными реквизитами. Как правило, УПД используется в качестве основания для признания расходов по сделке, оформляет поставку (товаров или услуг) или передачу имущественных прав. Эта многофункциональность позволяет компании решать, для чего использовать документ, в зависимости от бизнес-задачи, которая перед ней стоит.

УПД включает реквизиты:

• Счета-фактуры
• Товарной части транспортной накладной
• Накладной на отпуск материалов
• Акта о приеме-передачи

В бумажном варианте УПД может заменить пакет документов, состоящий из счета-фактуры и акта, или первичный документ (счет, договор, накладную, квитанцию).

В электронном варианте УПД может использоваться как СЧФДОП (универсальный передаточный документ), СЧФ (счет-фактура), ДОП (первичный документ). Все зависит от реквизитов, которые заполняют сотрудники компании. И бумажный, и электронный УПД являются основаниям для бухгалтерского или налогового учета.

В электронном виде УПД – XML-формат документа, которым контрагенты обмениваются через платформу электронного документооборота. Среди преимуществ электронного обмена УПД: автоматизированное формирование данных в документе, ускоренные транзакции, экономия на бумаге. Более того, обмен документом через платформу ЭДО защищает от рисков ошибок ручного ввода – информация автоматически сверяется, и система уведомляет пользователя о неточности данных. Исправление УПД вследствие допущенной ошибки происходит намного быстрее и не грозит компании финансовыми убытками или штрафами от налоговой.

Платформа ЭДО компании Docrobot, разработчика SaaS-сервисов и облачных решений для ритейла на базе EDI-технологий, поддерживает обмен УПД. Подробнее вы можете прочитать на странице Подключить ЮЗДО.